Где хранятся бланки трудовых книжек и вкладыши к ним

Трудовая книжка и вкладыш в нее — учитываем и списываем

Работа с трудовыми книжками регламентируется несколькими нормативными актами трудового законодательства. В этой статье мы расскажем о порядке оформления трудовой книжки впервые, о том, в каких случаях работодатель обязан завести трудовик, на основании каких документов вести учет трудовых книжек, когда их списывать и как правильно это оформить.

Общие сведения

Трудовая книжка установленного образца — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» утверждена форма трудовика и порядок:

— ведения и хранения трудовых книжек ;

— изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей.

Статья 66 ТК РФ обязывает работодателя вести трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной. В трудовик вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также об основаниях прекращения трудового договора и о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Обратите внимание! Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Работник обязан предъявить трудовую книжку при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ). Если же он трудоустраивается впервые, трудовую книжку обязан завести работодатель. Она ведется на государственном языке РФ — русском (ст. 68 Конституции РФ), а если в субъекте РФ установлен свой государственный язык — на двух языках одновременно. Внесение сведений в трудовую книжку (вкладыш) осуществляется на основании Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и сама книжка. Помните, что вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовике ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п. 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Где взять бланки?

Бланки трудовой книжки и вкладышей к ней являются бланками строгой отчетности, поэтому работодатель должен вести их учет. Порядок обеспечения работодателей этими бланками утвержден Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н. Изготавливает их объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина. Обеспечивают работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее организации, отвечающие требованиям ГОЗНАКа — ведущие организованный учет, обеспечивающие транспортировку и хранение бланков.

К сведению. Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее организация (работодатель) взимает плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.

Чтобы получить бланки, работодатель должен заключить договор на возмездной основе с ГОЗНАКом или распространителями. Доставку бланков осуществляет служба доставки защищенной полиграфической продукции либо работодатель сам забирает их со склада ГОЗНАКа или распространителя. Приобретение иным способом бланков трудовой книжки и вкладыша может рассматриваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений, ответственность за которое предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ (Определение ВС РФ от 06.09.2007 N КАС07-416).

Учет трудовых книжек и вкладышей к ним

Каждый работодатель должен вести учет трудовых книжек: в силу п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Мы рекомендуем назначить специально уполномоченное на ведение этой деятельности лицо, издав приказ, в котором указаны ФИО работника, его должность и ответственность. Дополнительно в приказе можно назвать лицо, которое будет вести трудовики в период отсутствия ответственного.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели ведут:

— приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

— книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждены Минтрудом и приведены в приложениях к Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации. Сюда вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Примечание. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, оформляющим прием на работу и увольнение, регистрируются все трудовики, принятые от работников при поступлении в организацию, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные вновь.

Помните, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии некоторое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Они выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке, которая может выглядеть следующим образом.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, ежемесячно обязано представлять в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши. Отчет составляется в произвольной форме и может выглядеть так.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Хранение трудовиков и вкладышей

Напомним, что в силу п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете указанные бланки должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

При увольнении работник должен расписаться в получении трудовика в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84.1 ТК РФ). Если все-таки работник (либо в случае смерти работника его ближайшие родственники) не забрал трудовую, работодатель обязан ее хранить до востребования, но не менее 75 лет (п. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Читайте так же:  Где развестись с мужем если есть ребенок

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в организации три года в силу п. 686 вышеназванного перечня. Книги, журналы, карточки учета выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей хранятся 75 лет, а их бланков — пять лет (п. 695).

В период хранения работнику может понадобиться копия или даже оригинал трудовой книжки. С копиями все понятно — работодатель обязан выдать заверенную надлежащим образом копию трудовой книжки либо выписку из нее не позднее трех рабочих дней со дня поступления заявления работника об этом. А вот с подлинниками, которые в основном затребуются для оформления пенсии в ПФР, немного сложнее. Трудовое законодательство не содержит запрета на выдачу работникам подлинников трудовой книжки в период действия трудового договора. Однако Роструд в Письме от 18.03.2008 N 656-6-0 указал, что ответственность за сохранность трудовых книжек в любом случае несет специально уполномоченное лицо. Даже если работник распишется в получении книжки на руки и потеряет ее, отвечать за утрату будет указанное должностное лицо.

Довольно часто читатели спрашивают: где хранить трудовые книжки — в филиале или головной организации? А если организация зарегистрирована в одном городе, а деятельность фактически осуществляет в другом? Давайте разберемся.

Трудовое законодательство не поясняет, где хранить бланки в подобных случаях, это остается на усмотрение работодателя. С одной стороны, филиал (представительство) не является юридическим лицом, следовательно, все кадровые документы, в том числе трудовые книжки, должны находится в головной организации. Однако мы считаем, что если в обособленном подразделении есть отдел кадров, есть лицо, ответственное за хранение и ведение трудовых книжек этого подразделения, то их можно хранить по месту его нахождения.

Списание и уничтожение испорченных бланков

Если при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее допущена ошибка, такой бланк нужно уничтожить. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Уничтожение испорченных бланков должно быть оформлено соответствующим актом. Унифицированной формы для него нет, поэтому он оформляется произвольно.

Подведем итог

Итак, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны приобретаться работодателем. Кроме этого, в компании необходимо организовать их учет и хранение. Если трудовая книжка оформлялась впервые, с работника удерживается стоимость бланка. Несоблюдение же установленного порядка учета и хранения названных бланков является нарушением трудового законодательства, за которое в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ может быть применено административное наказание в виде штрафа, налагаемого:

— на должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

— на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб. (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток);

— на организацию — от 30 000 до 50 000 руб. (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток).

Покупка, учет и хранение трудовых книжек

Порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек на практике постоянно вызывает споры. Учитывая, что именно трудовая книжка является подтверждением стажа сотрудника, ошибки, связанные с ее ведением, не лучшим образом отражаются на работнике. Рассмотрим покупку, учет и хранение трудовых книжек.

О том, как провести проверку трудовых книжек, читайте в статье «Аудит трудовых книжек: общие вопросы»

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Впервые трудовые книжки появились в 1919 г. в Москве и Петрограде. Однако уже в 1923 г. трудовые книжки были упразднены, т.к. их заменили удостоверения личности. А с 1926 г. стали действовать трудовые списки, в соответствии с которыми работникам выдавались справки. И только в 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца. С 1940 г. появился и вкладыш в трудовую книжку.

В прошлом веке можно было увидеть трудовую книжку колхозника и трудовую книжку старателя, также существовало еще 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик.

В настоящее время действуют новые бланки трудовых книжек и вкладышей. Их формы утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Образцы трудовой книжки и вкладыша можно посмотреть в приказе Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках».

Защитный комплекс трудовой книжки включает в себя двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химические защиты – от вытравливания и для идентификации подлинности. На листы книжки нанесена гильоширная сетка, невидимая уф-краска, имеется ирисный переход и микротекст. Документ сшит защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов.

Порядок приобретения бланков

Работодатель всегда обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Это следует из п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» (далее – Порядок).

Важно знать, что с 1974 г. трудовая книжка печатается исключительно на ГОЗНАКе.

Распространением бланков трудовых книжек занимаются юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Они предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков и документов. ГОЗНАК заключил соответствующие договоры и работает над выполнением заказов фирм, которые являются официальными распространителями трудовых книжек и вкладышей в них.

Работодатели покупают трудовые книжки и вкладыши в них у изготовителя либо распространителя на основании соответствующих договоров (п. 4 Порядка).

Читайте так же:  Сколько лет дают за подделку документов

Административная ответственность

Несоблюдение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является административным правонарушением, за что налагается штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб.;
  • на предпринимателей – от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Назначаем ответственное лицо

По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил).

При этом работодатель приказом или распоряжением (см. Пример 1) назначает ответственное лицо по работе с трудовыми книжками (п. 45 Правил). Если в организации есть кадровое подразделение, то это, как правило, его руководитель. Если же такой структурной единицы нет, этим занимается бухгалтер.

Приказ о назначении уполномоченного лица, отвечающего за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

Не забудьте условие о работе с трудовыми книжками прописать в должностных обязанностях сотрудника (см. Пример 2).

Фрагмент должностной инструкции и/или трудового договора

Учет трудовых книжек

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей

Все бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил). За основу можно взять образец заявки на выдачу бланков, приведенный в Примере 3.

Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей

Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил). Указанный акт оформляют в произвольной форме (см. Пример 4).

Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей, вносят в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 41 Правил). Форма указанной книги приведена в приложении № 1 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Образец заполнения см. в Примере 5.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При этом следует указать суммы, полученные за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (п. 42 Правил). Данный отчет составляется в произвольной форме.

Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Отчет об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Обратите внимание: при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша работодатель взимает с него плату в размере расходов на их приобретение (п. 47 Правил).

Учет трудовых книжек и вкладышей

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Пример 7) регистрируются как новые трудовые книжки и вкладыши, так и принятые от сотрудников при поступлении на работу. В дальнейшем при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в данной книге (п. 41 Правил).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью либо опломбированы (п. 41 Правил).

Архивные сроки

Сроки хранения трудовых книжек и документов об учете трудовых книжек и вкладышей прописаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, установленных в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень). Речь идет о следующих периодах времени (п. 664, 686 и 695 Перечня):

  • трудовые книжки, которые не были востребованы, – 75 лет;
  • документы об учете трудовых книжек и вкладышей к ним – 3 года;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – 75 лет;
  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее – 5 лет.

Трудовая книжка: оформляем правильно

Полемика о том, насколько необходимы трудовые книжки в деятельности организации, идет уже давно. Однако они действуют и по сей день, являясь основным документом, подтверждающим трудовой стаж любого работника. Все это означает, что работодателю необходимо быть в курсе существующих правил ведения и оформления трудовых книжек. Об этих правилах и рассказывает данная статья.

Общие положения о трудовых книжках

Обязательность ведения трудовых книжек возложена на работодателя ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ), а также п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила ведения трудовых книжек)).

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней. Исключение составляют только работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

На работодателя возлагается обязанность по учету и хранению трудовых книжек как бланков строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина СССР 29.07.1983 № 105).

Для учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них главой VI Правил ведения трудовых книжек предусмотрено ведение:

  • приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
  • Формы данных книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Важно вести указанные книги в соответствующей форме, поскольку за неправильное их оформление можно получить штраф от госинспекции труда.

    Читайте так же:  Как правильно пломбируется счетчик воды

    Каждая внесенная запись в трудовую книжку должна быть продублирована в личной карточке работника по унифицированной форме № Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек). С 2013 года формальная обязанность ведения работодателем унифицированных форм отсутствует, однако дублирование записей, о котором сказано выше, не отменено.

    Невостребованные трудовые книжки хранятся у работодателя до момента их получения работником или (в случае смерти работника) его родственником (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Невостребованные подлинные личные документы, к которым относятся и трудовые книжки, хранятся 75 лет (ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

    Обязательное ведение Книги учета движения трудовых книжек предусмотрено п. 40 Правил ведения трудовых книжек. В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой, оформляющей прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

    Примечание: При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник должен будет расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Но ни в коем случае нельзя расписываться в самой трудовой книжке, это грубейшее нарушение!

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована. Это требование законодательства. Большинство работодателей пренебрегают этим требованием и за это получают штрафы, предусмотренные (Кодекс об административных правонарушениях Статья Кодексом РФ об административных правонарушениях).

    Приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладышей в нее

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Обязательное ведение Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, предусмотрено п. 41 Правил ведения трудовых книжек. Согласно указанной норме, в Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, который ведется бухгалтерией организации. Также туда вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

    В соответствии с п. 42 Правил, по окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. При ведении указанной книги должна быть в наличии не только она сама, но также и отчеты об использовании ее бланков. Между тем, во многих организациях нет ни книги, ни отчетов.

    Договор на обеспечение бланками трудовых книжек и вкладышами к ним

    Как следует из п. 46 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила), бланками трудовых книжек обеспечиваются непосредственно работодатели.

    Приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н был утвержден Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее. Согласно пп. 2 — 4 указанного Порядка, работодатели обеспечиваются бланками на платной основе на основании договора, заключенного с объединением «Гознак» (изготовитель) или распространителем, который отвечает требованиям, установленным изготовителем.

    Изготовление бланков трудовых книжек и вкладышей в них другими предприятиями не предусмотрено законодательством – и, если на это не обратит внимание работодатель, то наверняка заинтересуется Государственная инспекция по труду (далее – ГИТ).

    Примечание:
    Примечание: Продажа бланков трудовых книжек распространителями должна осуществляться только работодателям. В случае реализации бланков иным лицам действия продавца могут быть квалифицированы по ст. 14.2 КоАП РФ как незаконная продажа товаров, свободная реализация которых запрещена или ограничена законодательством, согласно Решению Арбитражного суда Рязанской области от 02.10.2007 № А54-3897/2007).

    Ведение трудовых книжек и их хранение

    Трудовые книжки должны храниться в сейфах, а доступ к ним должны иметь только те лица, которые определены соответствующим приказом (п. 42 Правил ведения трудовых книжек и п. 6.2. Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.1983 № 105)

    Ошибки при заполнении и ведении трудовых книжек

    Безусловно, все ошибки отразить в данной статье нереально. Однако наиболее часто встречаемые будут названы ниже.

  • ведение книг учета:
    • отсутствует сургучная печать или пломба;
    • не все графы книги заполнены;
    • отсутствие книг учета как таковых – грубейшее нарушение законодательства.
    • Отсутствует договор на снабжение бланками трудовых книжек.

      Трудовые книжки хранятся в открытом доступе.

    • Ошибки/недочеты в ведении трудовых книжек:
      • сокращения. Их быть в трудовой книжке не должно — без разницы, в какой графе;
      • не отражены: смена фамилии, переименование компании, образование и документ, на основании которого вносятся данные о нем, а также переводы работника;
      • отсутствует подпись работника в книжке;
      • не заполнены: титульный лист трудовой книжки или вкладыша;
      • отсутствует номер приказа или дата (приема на работу или увольнения);
      • образование, специальность/профессия не указаны;
      • формулировка об увольнении использована не в соответствии с ТК РФ или Правилами ведения трудовых книжек;
      • запись в трудовую книжку сделана карандашом;
      • некорректно внесены исправления в трудовую книжку.
      • должность в трудовом договоре/приказе о приеме на работу и в трудовой книжке указана по-разному.
      • В реальности ошибок, повторимся, существует великое множество. Но знание наиболее распространенных позволит не допускать их в деятельности вашей организации.

        Примечание: Если у работника есть аттестат или диплом, сведения об образовании указывать обязательно необходимо.

        Существует следующая градация по видам образования:

      • Аттестат об основном общем образовании — запись в трудовой книжке «Основное общее»;
      • Аттестат о среднем общем образовании — запись в трудовой книжке «Среднее общее»;
      • Диплом о среднем профессиональном образовании — запись в трудовой книжке «Среднее профессиональное»;
      • Диплом бакалавра — запись в трудовой книжке «Высшее — бакалавриат»;
      • Диплом специалиста — запись в трудовой книжке «Высшее — специалитет»;
      • Диплом магистра — запись в трудовой книжке «Высшее — магистратура»;
      • Диплом об окончании аспирантуры, адъюнктуры, ординатуры или ассистентуры-стажировки, диплом кандидата наук — запись в трудовой книжке «Высшее — подготовка кадров высшей квалификации»
      • Читайте так же:  Документы для оформления ухода за инвалидом 1 группы

        Более того, если в процессе работы в Вашей организации работник повышает образование или получает новую специальность – работодатель обязан указать это справа на титуле, а слева сделать запись об основании (диплом, его реквизиты, печать подпись работника кадровой службы, расшифровка).

        Рекомендации

      • Организовать ведение Книг учета движения трудовых книжек, сопутствующих ведению трудовых книжек.
      • Организовать в бухгалтерии ведение Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
      • Работнику кадровой службы (либо иному лицу, исполняющему его обязанности) ежемесячно представлять в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и отчет о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходно-кассовых ордеров.
      • Оформить и заполнить Книги в точном соответствии с законом.
      • Заключить договор с индивидуальным предпринимателем или юридически лицом, отвечающим требованиям объединения «Гознак», что должно подтверждаться договором между Гознаком и таким лицом (распространителем).
      • Внести недостающие сведения (запись об образовании, запись о переводе) в трудовую книжку и вкладышам к ней, предоставить работнику трудовую книжку на подпись, если она в ней отсутствует.
      • Примечание: Если для проверки правильности ведения трудовых книжек и иных сопутствующих документов необходима помощь специалистов, можно обратиться в компанию, оказывающую услуги по проведению кадрового аудита, например, в Объединенную Консалтинговую Группу. Данная статья основана как раз на нескольких проведенных кадровых аудитах.

        Ответственность

        Особое внимание следует обратить на то, что с 2015 года ответственность работодателей за нарушение трудового законодательства серьезно усилена, не только добавились новые составы правонарушений, но и увеличены размеры штрафов. Статья 5.27 КоАП расширена, а также появилась новая статья 5.27.1.

        Подводя итоги, скажем о необходимости для работодателей регулярно проверять качество ведения трудовых книжек, и всех, документов этому сопутствующих. Да, штрафовать за каждую неправильно оформленную трудовую книжку работодателя никто не будет. А вот оштрафовать отдельно за некачественное ведение трудовых книжек, а также за отсутствие Книги учета их движения, могут совершенно определенно. Поэтому лучше заранее следовать изложенным в этой статье рекомендациям, дабы избавить себя от проблем в будущей работе.

        У кого должна храниться трудовая книжка?

        1935 24 августа 2010 в 20:30

        Сестра 24 августа 2010 в 20:40

        Татьяна Васильевна 24 августа 2010 в 21:35

        в соответствии с п.42 Правил — бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
        А в силу п.6.2 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105) бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

        П. 45 — ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

        п.43 что трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

        Кадровые службы хранят трудовые книжки работников предприятия в течение всего срока их работы. Хранение сопровождается ведением соответствующих учетных форм «Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним», в которых регистрируются эти документы. Тем самым устанавливается ответственность кадровой службы за сохранность этого документа. НО если Вам нужна для каких то целей личных трудовая вы пишите заявление у ок в книге ставите подпись число и забираете книжку, но после ее надо вернуть.
        Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.

        Где хранятся бланки трудовых книжек и вкладыши к ним

        Главная страница Форум Гарант

        У нас есть обособленное подразделение в другом городе. Там есть кадровик. ТД заключает директор в головной. Хотят хранить ТД работников в обособленном. Не будет ли это ошибкой? Плюс в том, что не будет проблем при увольнении, а минус в том, что проверка ГИТ, получается может пройти и по м/н обособленного?

        Организация, которая находится в Москве, создала обособленные подразделения в г. Санкт-Петербурге и г. Туле. Заключением трудовых договоров с работниками подразделений и ведением кадровой документации пока занимается головная организация, но имеется намерение передать эти полномочия филиалам.
        Где должны храниться трудовые книжки и кто должен заверять их?
        Как быть, если увольняющийся сотрудник не приехал в последний день работы в головную организацию, чтобы получить трудовую книжку?
        Можно ли весь кадровый документооборот передать в обособленные подразделения, если да, как должен вестись кадровый учет?

        Ответ подготовил:
        Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
        Мазухина Анна

        Контроль качества ответа:
        Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
        Золотых Максим

        9 апреля 2012 г.

        Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

        Ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

        К перечню обязательной для всех компаний и ИП документации относится приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

        Ее отсутствие, допущение неточностей влечет наказание по админкодексу и штрафование.

        Согласно статье 5.27 Кодекса размер штрафа руководителя может достигать 5 тыс. рублей, а организации – 50 тыс. рублей.

        Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

        Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47 . Это быстро и бесплатно !

        Общая информация

        Это журнал, используемый для внесения данных о приобретении и выдаче новых трудовых книжек и вкладышей в компании. Здесь прописываются серии, номера бланков, их стоимость. Эти суммы учитываются бухгалтерией.
        Читайте так же:  Заместитель директора по увр расшифровка

        В постановлении Минтруда под номером 69 от 10.10.03 утверждена инструкция по заполнению трудовых (далее — «Инструкция…»). В приложении №2 к этой инструкции регламентируется форма ведения данного журнала.

        Порядок ее заполнения устанавливается Правилами ведения и хранения трудовых книжек…, утвержденными постановлением №225 Правительства РФ 16.04.03 (далее — «Правила…»).

        Требования

        Обложка приходно-расходной книги выполняется из картона или другого плотного материала.

        Перед тем, как начинать заполнение, приходно-расходная книга должна быть:

        Номера ставятся на каждой странице книги. Первая страница нумеруется цифрой «1», далее – по порядку. После завершения одной книги заводится новая, где нумерацию рекомендуется начинать заново.

        Прошивка книги прихода-расхода трудовых выполняется следующим образом:

        • шилом или дыроколом делают два-три отверстия по вертикали со стороны переплета (между отверстиями нужно оставить не более трех сантиметров);
        • через отверстия два-три раза протягивается капроновая нить или лента (можно использовать обычную нить в несколько сложений или канцелярский шпагат);
        • на последнюю страницу книги выводятся концы прошивки длиной около 7 см и завязываются узлом.

        Опломбирование

        «Правилами…» предписывается, что приходно-расходная книга подлежит скреплению сургучной печатью или пломбой.

        Для простановки печатей из сургуча компания должна располагать специальными материалами. Это особая печать, обычно латунная, сам сургуч и оборудование для его плавления.

        Кроме этого, есть другие отрицательные моменты: печать выходит достаточно толстой, создавая неудобства при заполнении страниц; она может просто рассыпаться от времени.

        Проще всего использовать пленочное устройство для опломбировки журналов, соответствующее ГОСТ 31282-2004. В такое устройство вставляется специальная пленка с индикаторной защитой и нанесенным уникальным номером. К номеру при желании заказчика можно добавить сведения об организации.

        Индикаторная защита срабатывает при попытке отклеить нанесенную пломбу. Восстановить ее невозможно. Это может быть специальный узор, который остается на бумаге, или надпись «вскрыто».

        Таким образом реализуется установленное «Правилами…» требование о защите книги от несанкционированного вскрытия.

        В качестве пломбы для этого вида документации нельзя использовать полоски бумаги, как принято для обычных журналов. Этот способ не предоставляет определенного законом уровня защиты, на что обязательно обратят внимание проверяющие органы.

        Заверяющая подпись

        На последней странице книги, рядом с пломбой, указываются:

        • количество страниц в прошивке (оно совпадает с номером последней страницы);
        • должность, ФИО и подпись руководителя (эту документацию заверяет только первый руководитель организации);
        • дата заверения;
        • номер пломбы;
        • ставится печать.

        Печать должна быть поставлена так, чтобы оттиск накрыл подпись, концы прошивочной нити (ленты) и пломбу.

        В соответствии с 41-м пунктом «Правил…», данная документация хранится в бухгалтерии.

        Если предусмотрена должность кассира, то обычно заполнение книги возлагается на него.

        Ответственный назначается руководителем компании путем издания распоряжения или приказа. Текст этого документа пишется в свободной форме.

        Как правильно заполнить?

        Заполнение приходно-расходной книги трудовых книжек начинается с первой страницы. Здесь указывают наименование организации в точном соответствии с учредительными документами (уставом или договором учреждения).

        Также заполняются данные о начальной дате ведения книги. Конечная дата, итоговое количество записей, сроки хранения указываются по окончании книги.

        Вторая страница предназначена для регистрации сведений об ответственных лицах, ведущих книгу. Указывают ФИО ответственного, даты ведения им книги, документ-основание, ставится подпись этого лица.

        С третьей страницы и до конца журнала размещается форма учета бланков. Она состоит из 12 столбцов. Записи о новых трудовых и вкладышах вносятся сразу после их приобретения или передачи кадровикам.

        Основанием для списания бланков в расход может быть порча или утрата, которая оформляется актом.

        Графа 1. «№». Пишется порядковый номер каждой записи, арабскими цифрами.

        Графы 2, 3, 4. «Дата». Число и месяц указываются двумя арабскими цифрами, год – четырьмя. При получении бланков указывается дата подписания договора, при отпуске – дата подачи заявки, при списании – дата составления акта.

        Графа 5. «От кого получено или кому отпущено». Пишется наименование фирмы-продавца бланков или должность, инициалы и фамилия получателя бланков (заявителя).

        Например: «ИП «Бланкдистрибьют», или «Специалист по кадрам И.И.Иванова».

        Графа 6. «Основание». Вписываются сведения о документе, на основании которого были получены или отпущены бланки.

        Например: «Накладная № 345 от 30.09.2015» или «Заявка от 28.09.2015 № 3».

        Если списывают испорченные бланки – указывают сведения об акте списания.

        Графы 7, 8, 9. «Приход». Заполняются в случае приобретения бланков. В графе «Количество» указывается, сколько штук получено, их серии и номера. Например: «8 шт, серия АН, номера с 0205588 по 0205606». В графе «Сумма» – общая стоимость оплаты, это основание для расчета размера возмещения, получаемого от сотрудников.

        Графы 10, 11, 12. «Расход». Заполняются аналогично графам 7-8. В графе «Сумма» указывается размер оплаты, внесенной работником организации или высчитанной у него из зарплаты. По решению организации эта оплата может не взиматься с сотрудников.

        В случае списания испорченных бланков указывается их общая стоимость. Если порча произошла не по вине работника (неверная запись, утрата в результате форс-мажора), оплата возлагается на компанию.

        В случае отсутствия книги прихода-расхода бланков трудовых составляется докладная записка или рапорт на имя первого руководителя компании. Затем книга покупается, оформляется и регистрируется датой вышеуказанного документа.

        Заполнение графы 6 обязательно, причем грубой ошибкой будет указание в ней факта приобретения бланка сотрудником самостоятельно.

        Ошибочным будет назначить ответственным за заполнение книги кадровика. Делать это должен исключительно бухгалтер. В службе кадров ведется вторая книга – учета движения трудовых и вкладышей.

        Заключение

        Итак, бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются лишь работодателем, причем они в любой момент должны иметься в компании.

        Относятся к документации строгой отчетности, поэтому поступление и расход фиксируются в книге.

        Новую книжку или вкладыш оплачивает работник, но если бланк испорчен не по его вине – работодатель.

        Есть возможность приобретения уже готовой к заполнению приходно-расходной книги: пронумерованной, прошитой и опломбированной.

        Как правило, продающая компания добавляет в нее необходимые инструкции и образцы заполнения сопутствующих документов.

        Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

        Видео (кликните для воспроизведения).

        +7 (499) 938-59-47 (Москва)
        Это быстро и бесплатно !

        Где хранятся бланки трудовых книжек и вкладыши к ним
        Оценка 5 проголосовавших: 1

        ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

        Please enter your comment!
        Please enter your name here