Можно ли сотруднику приносить свою новую трудовую книжку

Содержание

Можно ли сотруднику приносить свою новую трудовую книжку

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

При устройстве на работу работник предоставил вкладыш в трудовую книжку без самой трудовой книжки. При этом он утверждает, что при трудоустройстве по первому месту работы ему оформили именно вкладыш (видимо, ошибочно). После этого он работал еще у двух работодателей, которые тоже не обратили внимания на то, что вносят записи во вкладыш. Сейчас работнику по месту работы оформлена трудовая книжка.
Что делать с вкладышем? Можно ли его сделать приложением к оформленной трудовой книжке и проставить в трудовой книжке штамп с надписью «Выдан вкладыш. «?

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Можно ли сотруднику приносить свою новую трудовую книжку

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В организацию поступил на работу сотрудник 1992 года рождения. При приеме им была предъявлена трудовая книжка образца 1974 года, заведенная ему на предыдущем месте работы. Трудовая книжка старого образца оформлена работнику после 1 января 2004 года.
Можно ли приять эту трудовую книжку, или необходимо завести новую?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Если в рассматриваемой ситуации лицо, поступающее на работу, настаивает на том, что данная работа не является для него первой, работодатель может завести соискателю новую трудовую книжку только в том случае, если он обратится к работодателю с соответствующим заявлением, указав в нем причину отсутствия трудовой книжки. В противном случае работодатель вправе отказать такому соискателю в приеме на работу в связи с отсутствием у него необходимых документов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Трошина Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сутулин Павел

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

работник купил сам новый бланк трудовой книжки. можно я приму?

Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле , уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы . Разные мнения по спорным вопросам — это естественно и нормально, уважайте мнение друг друга. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

Самые активные форумчане декабря будут награждены подпиской на журнал «Кадровик-практик»!

Засчитываются только посты по темам кадрового делопроизводства.

трудовую книжку заводит работодатель.

888! читайте те же Правила:

«8. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу».

Цитата
Гость пишет:
«8. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу».

Вопрос: Вправе ли кадровая служба требовать приобретения сотрудниками трудовых книжек за свой счет?

Т.А.Савина
Советник налоговой службы
II ранга
12.11.2003

Выдаем на руки оригинал трудовой книжки

Можно ли выдавать оригинал

Действительно, оригинал трудовой книжки на руки выдать можно. Такое исключение сделано для случаев, когда книжка нужна работнику для целей его обязательного социального страхования (обеспечения) (ст. 62 ТК РФ). Поэтому, если оригинал трудовой книжки нужен для представления в Пенсионный фонд, то работнику нужно пойти на встречу. Ведь именно трудовая книжка подтверждает страховой стаж сотрудника (п. 11 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015). В других случаях выдавать трудовые книжки сотрудникам нельзя.

Читайте так же:  Кассовый чек первичный учетный документ

Срок выдачи и возврата

Трудовую книжку нужно выдать работнику в трехдневный срок со дня подачи заявления на выдачу оригинала трудовой книжки. Причем сотрудник должен обязательно ее вернуть обратно в отдел кадров. Сделать это нужно не позднее трех рабочих дней после возврата ему трудовой территориальным отделением Пенсионного фонда (ст. 62 ТК РФ).

Заявление от работника

Заявление на выдачу трудовой может быть составлено сотрудником в произвольной форме, при условии, что в организации нет установленной формы для таких заявлений.

Отметим, что выдача оригинала трудовой книжки на руки работнику недопустима без соответствующего заявления, написанного работником, потребовавшим книжку. Объясняется это тем, что за сохранность трудовых отвечает сотрудник предприятия, на которого возложена это обязанность. Если трудовая книжка, выданная сотруднику потеряется, то наличие заявления подтвердит факт выдачи трудовой сотруднику и позволит кадровику избежать ответственности. Заявление на выдачу оригинала трудовой книжки (образец) может выглядеть так:

Правила обращения за страховой пенсией утверждены приказом Минтруда России от 17 ноября 2014 № 884н. А перечень документов, которые нужны для установления страховой пенсии, утвержден приказом Минтруда России от 28 ноября 2014 № 958н.

Документы для назначения пенсии может подать не только работник, но и его работодатель при наличии письменного согласия такого сотрудника. По общему правилу для установления пенсии необходимы:

  • заявление об установлении пенсии;
  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность и местожительство сотрудника;
  • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, документы, подтверждающие его регистрацию в системе обязательного пенсионного страхования;
  • документы, подтверждающие периоды работы или иной деятельности, включаемые в страховой стаж;
  • выписка из индивидуального лицевого счета в системе обязательного пенсионного страхования, содержащая данные об индивидуальном пенсионном коэффициенте сотрудника;
  • документы, подтверждающие периоды работы, для досрочного назначения пенсии.

Если документы в ПФР подает представитель сотрудника, то вместе с общим пакетом документов дополнительно представляют соответствующую доверенность и паспорт представителя. Когда же документы в ПФР подает работодатель, то дополнительно к общему пакету документов он представляет:

  • письменное согласие сотрудника на представление его заявления работодателем;
  • документ, который подтверждает, что гражданин состоит в трудовых отношениях с работодателем. Это может быть трудовой договор, копия трудовой книжки сотрудника или справка от работодателя;
  • документы, удостоверяющие личность руководителя организации и назначение его на соответствующую должность, например, копия приказа о приеме на работу.

Такой порядок предусмотрен в пунктах 2, 4–5, 6, 12, 53–68 перечня, утвержденного приказом Минтруда России от 28 ноября 2014 № 958н.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как завести трудовую книжку

Как получить трудовую книжку впервые

Если возник вопрос, где завести трудовую книжку, мы рекомендуем устроиться на работу. При первом трудоустройстве работодатель обязан оформить сотруднику этот документ при его фактическом отсутствии. Для этого необходимо обратиться к работодателю с заявлением, в котором указать причину отсутствия документа – «не работал ранее».

Не все знают, с какого возраста можно завести трудовую книжку. Она оформляется с момента, когда гражданин начинает официально работать. Чаще всего на работу принимаются люди, достигшие возраста 16 лет. Но, согласно статье 63 ТК РФ, трудоустроиться вправе дети младше этого возраста. Правда, для этого придется получить разрешение родителей подростка и органов опеки.

Вторая трудовая книжка

Вопрос, как завести вторую трудовую книжку, встает перед гражданином, когда он:

  • решил скрыть от работодателя неприятные факты из своей предыдущей профессиональной деятельности;
  • пытается сменить профессию;
  • потерял первый бланк и не хочет тратить время на его поиски;
  • пытается устроиться на две работы одновременно.

Единственно законный способ завести второй бланк — это написать заявление работодателю об утрате первого экземпляра.

Если утерянный документ впоследствии найдется, его придется принять и продолжить ведение. Второй экземпляр необходимо уничтожить.

Если слова о пропаже окажутся ложью, работодатель вправе уволить такого работника за предоставление заведомо ложной информации и сокрытие документов. Так что перед тем, как задуматься: «Могу ли я завести вторую трудовую книжку?», имеет смысл узнать про ответственность за принятое решение.

Ответственность

Что будет, если завести вторую трудовую книжку? Вот несколько вариантов.

Гражданина, предоставившего заведомо ложные сведения при приеме на работу, работодатель вправе уволить на основании пункта 11 статьи 81 ТК РФ.

Так как налоговые вычеты производятся по одному месту работы, стоит знать, что в случае, если человек работает где-то еще, второй по времени работодатель вправе взыскать сумму налогового вычета с такого работника в судебном порядке.

При оформлении пенсии ПФР не примет второй документ о стаже человека.

С гражданина в принудительном порядке взыщут компенсационные выплаты, которые он получил по больничному листу, потому что пособие по временной нетрудоспособности разрешено получать только по одному месту работы. Попытки получить пособие в двух местах сразу расценивается как незаконное обогащение.

Нарушителю грозит уголовная ответственность по статьям 159 и 327 УК РФ. Конечно, второй бланк назвать фиктивным трудно, если в него по всем правилам вносились записи сотрудниками отдела кадров. Но то, что он является вторым документом, действующим в роли первого, незаконно.

Вопрос: В соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель ведет трудовые книжки на работника, проработавшего свыше 5 дней. Нужно ли вносить записи в трудовую книжку о приеме и увольнении сотрудника, проработавшего всего 4 дня, а также вносить сведения о его трудовой книжке в книгу учета движения трудовых книжек? Должна ли организация выдать такому работнику трудовую книжку в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ? Должна ли организация в соответствии со ст. 62 ТК РФ (в установленных 3-х дневный срок) выдать сотруднику, проработавшему менее 5 дней, выписку из трудовой книжки? Нужно ли внести записи в нее, а потом выдать выписку? Можно ли. (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.)

В соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель ведет трудовые книжки на работника, проработавшего свыше 5 дней. 1. Нужно ли вносить записи в трудовую книжку о приеме и увольнении сотрудника, проработавшего всего 4 дня, а также вносить сведения о его трудовой книжке в книгу учета движения трудовых книжек? Должна ли организация выдать такому работнику трудовую книжку в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ? 2. Должна ли организация в соответствии со ст. 62 ТК РФ (в установленных 3-х дневный срок) выдать сотруднику, проработавшему менее 5 дней, выписку из трудовой книжки? Нужно ли внести записи в нее, а потом выдать выписку? 3. Можно ли работодателю заводить трудовую книжку или вносить в нее записи с первого дня работы сотрудника, предусмотрена ли какая то ответственность за это?

1. Нет, не нужно, поскольку на работника, проработавшего в организации менее 5 дней, трудовая книжка не заводится. При увольнении работника, проработавшего в организации мене 5 дней, работодатель обязан будет выдать ему трудовую книжку без записей и приеме на работу и увольнении.

2. Да, должна, поскольку фактически трудовая книжка будет в это время храниться у работодателя. Запись о приеме на работу работника, который проработал в организации менее 5 дней можно не вносить.

Читайте так же:  Памятники ветеранам вов бесплатно закон

3. Да, можно. Какая-либо ответственность работодателя за то, что он оформит работнику трудовую книжку в первый день работы, нормами действующего законодательства не предусмотрена.

Согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В соответствии с ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ.

Согласно п. 40 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»). С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

В соответствии с п. 41 вышеуказанных Правил в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Текст материала опубликован на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.

Можно ли завести третью трудовую книжку

Пришедший на оформление работник смущенно протянул начальнику отдела кадров несколько трудовых книжек.

— Вот, выбирайте, какая вам больше подойдет.

К столу начальника сбежался весь отдел. Ладно бы, новенький принес две трудовые – с таким уже сталкивались, но четыре! Все книжки были подлинные, первая датировалась 1988 годом, последняя – 2008.

— Откуда у вас столько?

— Одну мне еще на первой работе завели. Я потом в армию ушел, когда вернулся, завод закрылся, никого из руководства не осталось, книжка пропала. Завел другую. Потом у меня ее почему-то не спросили и завели новую. Ну, а когда я переезжал, то потерял обе, вот, пришлось эту завести – работник кинул на последнюю книжку.

— Но в итоге и предыдущие нашлись?

Видео (кликните для воспроизведения).

— Да, случайно в гараже наткнулся. Я часть документов туда отнес, чтоб не потерять при переезде, ну и забыл.

— А первая как нашлась? – такого детектива отдел кадров еще не слышал.

— А это я несколько лет назад столкнулся с сослуживцами, семейной парой, и оказалось, что, когда наш завод разворовали, ну, в смысле, приватизировали, сослуживица решила все документы на всякий случай домой забрать, вот моя трудовая у них и лежала.

— Мы у вас пока возьмем все, выберем ту, по которой стаж больше, а остальные вернем.

— А мне их как – хранить нужно будет, или выкинуть можно?

— Хранить до пенсии.

Когда новый работник вышел, начальник отдела позвала наименее занятую сотрудницу и поручила выписать стаж из всех книжек в таблицу и заодно посмотреть, нет ли пересекающихся периодов.

— А что мы с этим потом будем делать? – спросила девушка.

— Вложим в личное дело для подсчета стажа при оплате больничного, чтоб каждый раз не пересчитывать.

— А новую трудовую оформлять не будем?

— Ты считаешь, у него их мало? – засмеялась одна из коллег.

— Как раз наоборот – перепишем все в одну.

Начальник внимательно оглядела подчиненных.

— Кто-нибудь готов ответить Наташе?

— Вроде, дубликат делают только при утере, порче или внесении… компрометирующей записи, – неуверенно сказала одна из сотрудниц.

— Правильно, — подтвердила начальник. — Можешь расшифровать, что имела в виду под «компрометирующими записями»?

— Запись об увольнении по виновным основаниям, позднее отмененная судом.

— В общем, верно. Но в Постановлении говорится не только о виновных основаниях, а о любых записях об увольнении и переводе, впоследствии признанных недействительными.

— А мне он не нравится, — сказала одна из сотрудниц. – Скользкий какой-то. Наверняка сам заводил новые трудовые, чтоб основным числиться.

— Эту версию легко проверить при сличении дат работы. – согласно кивнула начальник. – Но, скорее, просто разгильдяй. Предупредим его начальника, чтоб тщательнее контролировал.

Действия работодателя в случае отсутствия у работника, имеющего трудовой стаж, трудовой книжки и возможности обратиться к предыдущему работодателю для оформления дубликата, законодательно не регламентированы. По сложившейся практике, подтвержденной Письмом Роструда от 30.04.2008 № 1026-6 «О восстановлении трудовой книжки», работодатель вправе оформить работнику новую трудовую книжку и внести в нее подтвержденную соответствующим образом информацию о предыдущем стаже работы.

По логике ст. 65 ТК трудовая книжка у работника может быть только одна и хранится она у работодателя по основному месту работы (либо дома, если ее владелец не работает по трудовому договору). Следовательно, одновременное использование работником двух и более трудовых книжек является нарушением законодательства, ответственность за которое не предусмотрена.

Прием на работу без трудовой книжки

priem_bez_trudovoy.jpg

Похожие публикации

При оформлении трудоустройства работник может обратиться к нанимателю с просьбой провести оформление без трудовой книжки, либо уклоняться от ее предоставления. Трудовая книжка – это один из обязательных документов, предоставляемых при устройстве на работу, поэтому работодатель, согласившийся с работником, должен помнить, что это нарушение закона и за такой договоренностью кроется немало подводных камней.

Читайте так же:  Почетная грамота министерства спорта рф

Попробуем разобраться, что влечет за собой для работодателя прием на работу без трудовой книжки, и в каких случаях закон допускает отсутствие этого документа при трудоустройстве?

Наличие трудовой книжки: требования закона

Перечень документов, которые соискатель должен предоставить работодателю, установлен в ст.65 Трудового Кодекса РФ. В числе прочих (документов, удостоверяющих личность, об образовании, воинском учете, СНИЛС и др.) данная норма устанавливает обязательное наличие трудовой книжки – основного документа о трудовой деятельности. Как исключение – отсутствие трудовой у работника допустимо только в двух случаях:

  • при трудоустройстве в рамках внешнего совместительства;
  • при первичном трудоустройстве.

Анализируя положения данной статьи ТК РФ, следует сделать вывод, что прием на работу без трудовой книжки допустим только в определенных случаях и для двух категорий работников. Собственно, данное требование не распространяется только на еще нигде не работавших лиц и внешних совместителей, у которых документ хранится по основному месту работы, а для сотрудников, устраивающихся как на постоянную, так и на временную (сезонную) основную работу, эта норма не имеет исключений.

Прием на работу без трудовой книжки: оформление трудовой книжки сотруднику, ранее не работавшему

Согласно «Правилам ведения и хранения трудовых книжек», утвержденных Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года, на каждого сотрудника, для которого эта работа основная, в отделе кадров предприятия (или иной службе, выполняющей эти функции) должна быть в наличии трудовая книжка. В связи с этим для лиц, ранее нигде не работавших и трудоустраивающихся на первое место работы, наниматель обязан в течение семи дней завести трудовую книжку.

Бланк выписывается на основании письменного заявления работника, в котором последний должен указать информацию о том, что данное место работы является первым в его трудовой деятельности. Заявление визируется работодателем, и после оформления трудовой книжки на нем указываются ее реквизиты (серийный и порядковый номер выписанного бланка, дата выдачи), после чего заявление подшивается в личное дело работника.

Правом первичного оформления трудовой книжки наделены работодатели в статусе юридического лица и физического лица-индивидуального предпринимателя. Физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, не имеют права оформлять, хранить и осуществлять ведение трудовых книжек.

Исключения из правил: когда еще можно принять работника без трудовой

Нормы закона допускают еще один вариант, когда работодатель может принять на работу без трудовой книжки лицо, не являющееся исключением из правил ст. 65 ТК РФ. Таковое возможно в случае, если работник утерял, либо утратил документ вследствие каких-либо непреодолимых обстоятельств.

Как правило, в таких случаях работник обязан немедленно заявить об утере (краже или утрате) книжкисвоему предыдущему работодателю, который в течение 15 дней должен выписать ее дубликат (п. 31 Правил ведения трудовых книжек). При оформлении бланка в обязательном порядке вносится отметка «Дубликат» на его титульной странице (подробнее об оформлении дубликата трудовой мы рассказывали здесь).

Но согласно ст. 65 ТК, работник может обратиться и к своему новому нанимателю с заявлением об оформлении новой трудовой в связи с ее утратой, повреждением и т.п. Для таких ситуаций установлена особая процедура оформления новой трудовой книжки работнику:

  • Одновременно с заявлением о приеме на работу, соискатель должен написать отдельное заявление о выписке ему нового бланка трудовой книжки. В качестве основания для оформления бланка указываются причина (утеря, кража и т.п.);
  • На основании заявления нового сотрудника работодатель обязан оформить соответствующим образом новую трудовую книжку, о чем уведомить сотрудника под поспись (отметка ставится на заявлении работника, заявление подшивается в его личное дело);
  • Бланк новой трудовой книжки предоставляется работодателем, с последующим удержанием его стоимости из заработной платы работника.

Сведения о трудовой деятельности работника за период, предшествующий выписке новой книжки, новый работодатель вносить в бланк не обязан, хотя законом это и не запрещено При наличии подтверждающих документов о предыдущих местах работы эти сведения могут быть внесены в новую трудовую.

Выписанная с соблюдением всех установленных требований новая трудовая книжка имеет ту же юридическую силу, что и утраченный работником оригинал.

Ответственность руководителя при приеме без трудовой книжки

За нарушение требований ст.65 ТК РФ и положений «Правил ведения и хранения трудовых книжек», утвержденных Постановлением Правительства РФ № 225от 16.04.2003 г., руководитель несет персональную ответственность, пределы которой установлены ст.5.27 КоАП РФ, а именно:

  • должностное лицо или работодатель–ИП могут быть оштрафованы на 1000 – 5000 руб.,
  • организация понесет штрафные санкции в размере 30 000 – 50 000 руб.

При повторном нарушении, санкции увеличатся:

  • штраф для должностных лиц и ИП вырастет до 10 000 – 20 000 руб., должностным лицам может грозить дисквалификацияот 1 года до 3-х лет,

компания будет оштрафована на 50 000 – 70 000 руб.

Можно ли сотруднику приносить свою новую трудовую книжку

Трудовая книжка считается одним из главных документов, которые человек должен беречь всю жизнь. В ней подробно отображается трудовая деятельность работника и информация о награждениях, которые он получал на протяжении жизни. Трудовую книжку обязан заводить работодатель на каждого сотрудника, который работает у него больше пяти дней. Не каждый кадровик знает, может ли сотрудник принести свою новую трудовую книжку. Но эти знания необходимы, так как трудовые книжки должны заполняться согласно общепринятым правилам и полностью соответствовать законодательству.

Что делать, когда приносят заполненную трудовую

Если человек приносит свою трудовую книжку, в первую очередь необходимо проверить ее подлинность. Вся информация должна быть подтверждена документально, ошибок быть не должно. Кадровик обязан проверить личные данные работника, основываясь на паспорте и документах об образовании. Трудовая книжка должна иметь на титульном листе подпись и печать организации, которая выдавала работнику этот документ.

Заводим новый бланк

Если работник раньше нигде не трудился, то кадровик должен знать, как правильно заполнить трудовую книжку. С документов, которые подтверждают личность, необходимо записать личные сведения на титульной странице. Специальность, квалификация, разряд также фиксируются в трудовой книжке на основании подтверждающих документов. Если образование неоконченное, можно вписать его, если имеются в наличии документы, которые подтверждают этот факт.

После того, как трудовая книжка полностью заполнена, работник должен ознакомиться с информацией лично. Если у него никаких претензий к записям нет, то кадровик или уполномоченное лицо ставит личную подпись и печать организации на титульной странице. Некоторые компании используют голографическую наклейку, которая защищает трудовую книгу от фальсификации. Клеится она в непосредственной близости от печати. Но эта мера не является обязательной. Документ без голографической наклейки тоже считается подлинным.

Нельзя делать запись о приеме на работу, если увольнение с предыдущего места работы не зафиксировано в трудовой книжке. В том случае, когда трудовая книжка полностью заполнена, необходимо выдать работнику вкладыш. Выдается он по аналогии с трудовой книжкой.

Трудовая книжка хранится на предприятии. Каждая запись в трудовой книжке должна быть сделана аккуратным и разборчивым почерком. Сокращения категорически запрещены, цифры должны быть арабские. Делать ошибки в трудовой книжке нельзя, но иногда это случается. Поэтому каждый кадровик должен знать, как правильно исправить запись.

Читайте так же:  Что гласит закон о защите персональных данных

Очень часто при заполнении трудовой книжки пишется неправильный номер записи. Такая оплошность может доставить собственнику документа немало проблем. К ним можно отнести:

  • сложности в последующем оформлении на работу>
  • проблемы с подсчетом общего стажа.

Работодатель или уполномоченное им лицо несут ответственность за нарушение правил заполнения трудовых книжек, в том числе и материальную. Поэтому все ошибки необходимо исправлять своевременно.

Как исправлять ошибки в трудовой книжке

Согласно законодательству, исправления на титульной странице делать нельзя, такой документ считается недействительным. Кадровик с настоящего места работы не может вносить изменения в записи с предыдущих работ. Для этого необходимо обратиться непосредственно к ним.

Если у работника меняется личная информация, например фамилия, то исправления делаются следующим образом. Старые данные аккуратно перечеркиваются одной линией, а рядом вписываются новые сведения. Обязательно нужно зафиксировать документ, на основании которого вносятся изменения, и указать его реквизиты. Вся информация заверяется личной подписью уполномоченного лица и печатью предприятия.

Все остальные записи зачеркивать нельзя, новые данные пишутся отдельной строкой. В первом столбце ставится следующий номер, во втором – дата, а в третьем указывается верная информация. Запись имеет приблизительно такой вид: «Запись под номером таким-то считать недействительной». В четвертом столбце указывается документ, на основании которого вносятся исправления и его реквизиты.

Если работник принес новую трудовую книжку на оформление, в нее данные не вносят. Организация должна выдавать только те бланки трудовых, которые закупила у лицензированных дилеров.

Если кадровик допустил ошибку при внесении записей и поставил неправильный порядковый номер, эту ситуацию можно исправить. С этой целью необходимо найти приказ или другой документ, который являлся основанием для совершения неправильной записи. Если ошибка допущена в пределах организации, то исправить будет проще.

В противном случае работнику нужно будет отправиться на предыдущее место работы и обратиться за помощью к работодателю или в службу по кадрам. Там должны представить нужный документ, отказать они не имеют права. Достаточно будет иметь выписку из приказа, чтобы сделать исправление.

Если после записи, которая находится под неправильным номером, уже есть следующие заполненные строки, то исправления делаются так:

  • номер по порядку ставится согласно номеру последней записи>
  • указать, что запись под таким-то номером недействительна>
  • исправить ложную запись новой строкой.

Чтобы у владельца трудовой книжки не возникло проблем в будущем, причина исправления должна в точности совпадать с той, которая указана в соответствующем документе. Иначе Пенсионный фонд признает все записи недействительными.

Выдача дубликата

Если работник изъявит желание, то ему обязаны выдать дубликат трудовой книжки, в котором будет отсутствовать ошибочная запись. Для этого необходимо представить заявление руководству организации, которое будет являться основанием для выдачи дубликата. В оригинале трудовой книжки обязательно указывается, что выдан дубликат, фиксируются его реквизиты.

Где брать бланки?

Ответственность за ведение и заполнение трудовых книжек возлагается полностью на работодателя, поэтому в службе по кадрам всегда должны быть пустые бланки про запас.

В случае, когда новый работник сам принес новую трудовую книжку, кадровик обязан вернуть ему бланк обратно и выдать собственный.

Также работодатель имеет право взять с работника плату за бланк трудовой книжки. Сумма должна быть в таком размере, чтобы покрыть затраты на приобретение этого документа. Работник имеет право не платить в тех случаях, когда трудовая книжка была утеряна или испорчена работодателем. Если сотрудник кадровой службы заполнил титульный лист неправильно и испортил бланк, то платить за новый документ работник не должен. Стоит отметить, что плата взимается не в день заполнения трудовой книжки, а при выдаче ее на руки работнику при увольнении.

Физическое лицо-предприниматель не имеет права выдавать трудовые книжки. Работодатель заключает с работником трудовой договор, который и является основным документом. Если у принятого работника уже есть трудовая книжка, то физическое лицо-предприниматель или его уполномоченное лицо осуществляют записи на общепринятых основаниях. После записи об увольнении печать не ставится, достаточно фамилии и личной подписи работодателя.

Правила выдачи вкладыша

Если трудовая книжка работника полностью заполнена, ему необходимо оформить вкладыш. Заносить данные о работе в раздел «Сведения о награждениях» категорически запрещено. Вкладыш недействителен без трудовой книжки, поэтому его необходимо вшить в нее. Четких требований, куда именно вшивать вкладыш, нет. Все эти вопросы решает работодатель в индивидуальном порядке. Как показывает практика, удобней поместить его в конец трудовой книжки, сделав 4-5 проколов и используя толстую нитку.

Особенности работы с вкладышем

  1. Заполняется вкладыш по тем же правилам, как и трудовая книжка.
  2. Если выдается вкладыш, в трудовой книжке обязательно должна быть отметка об этом, а также фиксируется его серия и номер. Штамп ставится на титульном листе или на обложке.
  3. Нельзя вклеивать вкладыш или крепить его другими способами, он обязательно должен быть вшит.
  4. Нумерация записей во вкладыше продолжается, а все изменения вносятся и в трудовую книжку, и во вкладыш.
  5. Если при выдаче бланка кадровик допустил ошибку и испортил вкладыш, то работник за него платить не должен.

В случае потери вкладыша по вине работника, он должен обратиться к работодателю с письменной просьбой о выдаче ему дубликата. Он выдается по аналогии с выдачей дубликата трудовой книжки. В течение пятнадцати дней работодатель обязан представить сотруднику новый документ. В этом случае у него не будет проблем при последующем трудоустройстве или подсчете общего стажа.

Все трудовые книжки и вкладыши должны быть в обязательном порядке поставлены на учет. В этих целях используют специальные книги, в которых отображается любое их движение.

Все книги нужно пронумеровать и прошнуровать. Затем руководитель ставит свою подпись и заверяет документ сургучной печатью. Ведение таких книг позволяет держать под контролем все бланки, а контроль над правильностью их заполнения ведет бухгалтерия.

Новая трудовая книжка: дубликат или полноценный документ?

Предположим, оказалось, что у работника нет трудовой книжки. Но не потому, что он устраивается к вам на свое первое место работы, а потому, что он ее, например, потерял. Что делать кадровому специалисту?

При заключении трудового договора будущий работник в соответствии со статьей 65 ТК РФ предъявляет обязательный пакет документов:

Но, предположим, оказалось, что у работника нет трудовой книжки. Но не потому, что он устраивается к вам на свое первое место работы, а потому, что он ее, например, потерял. Что делать кадровому специалисту? Ему придется завести работнику новую трудовую книжку, потому что в статью 65 ТК РФ после октябрьских поправок был внесен дополнительный абзац, прямо указывающий на это.

Часть 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Эта норма вызывает немало трудностей у кадровиков. Дело в том, что не ясно, чем будет эта «новая» трудовая книжка – дубликатом или полноценным документом. Давайте разберемся.

Читайте так же:  Пропускная способность спортивных залов

Как будем оформлять трудовую книжку

До внесения поправок в Трудовой кодекс РФ мы все руководствовались правилами оформления трудовых книжек, установленными в постановлении Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (ред. от 6 февраля 2004 г.)

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

То есть ранее был установлен следующий порядок. Трудовая книжка выдавалась только работнику, принятому на работу впервые . Если трудовая книжка пострадала или была утеряна, то в установленном порядке работнику выдавали дубликат трудовой книжки.

Теперь же работодатель обязан оформить работнику новую трудовую книжку в случае ее порчи или утраты. С введением этого требования появился целый ряд проблем. Единственное условие, которое установлено при этом, – работник должен написать заявление с указанием причин отсутствия трудовой книжки при приеме на работу.

Виновные действия

Если прежний работодатель внес вашему работнику запись в трудовую книжку о расторжении трудового договора по инициативе работодателя из-за виновных действий работника, тогда, возможно, при трудоустройст­ве к вам он скажет, что потерял трудовую книжку. А вы уже не сможете отправить его к последнему работодателю за оформлением дубликата. Вам придется завести ему новую трудовую книжку.

Кроме того, раньше при оформлении дубликата предыдущий работодатель внес бы в трудовую книжку запись о причине расторжения трудового договора с работником. Значит, работники больше не боятся внесения в трудовую книжку записи о расторжении трудового договора по его виновным действиям. При этом в связи с тем, что вступил в силу Федеральный закон от 21 января 2007 г. 152-ФЗ «О персональных данных» у работодателя окончательно была утрачена возможность запросить информацию о работнике у его последнего (или любого другого) работодателя.

Таким образом, единственный вариант защиты работодателя в данной ситуации – просить работника предоставить рекомендации с предыдущих мест работы. При этом работодателю не надо забывать, что предоставление рекомендации – это право, а не обязанность соискателя при трудоустройстве. Работодатель даже в случае отказа работника предоставить рекомендации не сможет на данном основании отказать работнику в приеме на работу.

Дисквалификация

Аналогичная ситуация возникает в том случае, если работнику в трудовую книжку была внесена запись о дисквалификации его с определенной должностной позиции. Работник придет устраиваться к вам, как к ­следующему работодателю, с заявлением о потере трудовой книжки.

При этом для подстраховки от незаконного приема на работу работника, который был дисквалифицирован по решению суда и запись в трудовую книжку которого не была внесена, работодатель не просто может, а обязан провести проверку при приеме на работу на дисквалификацию.

Пункты 2 и 3 статьи 32.11 «Исполнение постановления о дисквалификации» Кодекса об административных правонарушениях РФ

2. Исполнение постановления о дисквалификации производится путем прекращения договора (контракта) с дисквалифицированным лицом на осуществление им деятельности по управлению юридическим лицом.

При заключении договора (контракта) на осуществление деятельности по управлению юридическим лицом уполномоченное заключить договор (контракт) лицо обязано запросить информацию о наличии дисквалификации физического лица в органе, ведущем реестр дисквалифицированных лиц.

3. Формирование и ведение реестра дисквалифицированных лиц ­осуществляются органом, уполномоченным Правительством Российской Федерации.

Информация, содержащаяся в реестре дисквалифицированных лиц, является открытой для ознакомления. Заинтересованные лица вправе получить за плату информацию из реестра дисквалифицированных лиц в виде выписок о конкретных дисквалифицированных лицах.

Когда у работника несколько трудовых книжек

Предположим, кандидат «найдет» трудовую книжку и придет к вам сразу с несколькими экземплярами на выбор. Ведь из статьи 65 ТК РФ можно сделать вывод, что на основании письменного заявления работник может оформлять на каждом новом месте работы именно новую трудовую книжку.

Какую же из них нужно принимать и в какую вносить запись? Целесообразно вносить запись в одну из предъявленных трудовых книжек. А вот принимать придется все-таки все трудовые книжки, так как по записям, внесенным в трудовую книжку, работодателю будет необходимо рассчитывать страховой стаж для оплаты листов нетрудоспособности. При этом если получится так, что стаж будет накладываться в нескольких трудовых книжках, то для расчета страхового стажа работодатель будет учитывать только один период (ст. 16 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 8 приказа Минздравсоцразвития РФ от 6 февраля 2006 г. № 91).

Приказ Минздравсоцразвития РФ от 6 февраля 2007 г. № 91

Основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, периоды государственной гражданской или муниципальной службы, а также периоды исполнения полномочий членом (депутатом) Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатом Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, является трудовая книжка установленного образца (далее – трудовая книжка).

При расторжении договора работодатель будет обязан выдать все взятые у работника на хранение трудовые книжки под его подпись.

…и несколько основных мест работы

Работники могут теперь фактически иметь несколько именно основных мест работы, оформляя на каждом рабочем месте на основании заявления трудовые книжки. Каким же образом будут исчислять стаж следующие работодатели, ведь им нужно будет проводить сравнение и не учитывать повторно периоды наложения стажа, описывалось выше.

С принятыми в октябре 2006 г. поправками в Трудовой кодекс РФ и изменением законодательства по оплате листков нетрудоспособности, опирающегося на расчет страхового стажа, значение трудовой книжки возросло, но в то же время она перестала существовать в единственном экземпляре! Данные изменения ставят перед практикующими специалистами много вопросов, разрешить которые собирается в ближайшие годы законодатель, отменив институт трудовой книжки в принципе. Но до момента фактического отказа от трудовой книжки как документа, подтверждающего трудовой стаж работника, надо как-то выходить из сложных ситуаций, в которых сейчас оказались многие кадровики. Автор рассказала, как справиться с самыми распространенными из них.

Видео (кликните для воспроизведения).

Автор — к.э.н., руководитель программы «Делопроизводство в кадровой службе» компании Центр абонентского обслуживания по трудовому законодательству, практикующий консультант по вопросам постановки и оптимизации делопроизводства

Можно ли сотруднику приносить свою новую трудовую книжку
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here