Отметки в табеле учета рабочего времени

Как отразить учебный отпуск в табеле учета рабочего времени

Разберемся, как в табеле обозначают учебный отпуск в 2019 году. Приведем примеры и актуальные образцы заполнения.

Общие требования

Все работодатели обязаны организовать ведение учета времени, отработанного подчиненными. Обязанности по ведению учета либо лежат на руководителе, либо делегированы ответственному работнику. Например, бухгалтеру, секретарю или кадровику. Допустимо возложить обязанности по ведению учета на руководителей структурных подразделений предприятия, если компания имеет солидный штат.

Фиксировать отработанные часы и смены необходимо в специализированных учетных формулярах — табелях. Можно использовать унифицированные бланки или разработать собственные.

Унифицированные формы — это табели Т-12 и Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 . Бюджетники обязаны работать по обособленной форме — ОКУД 0504421, утвержденной Приказом Минфина № 52н от 30.03.2015 .

Правила ведения учета

Выбранную форму для ведения учета необходимо закрепить в учетной политике организации. Если фирма решила работать по собственным бланкам, то обозначьте порядок и правила заполнения учетного формуляра. Ознакомьте с положениями ответственных работников под подпись.

Назначенный работник ведет ежедневный учет отработанного времени. Для этого в формулярах делаются соответствующие отметки. Рабочее время отражается днями фактической явки. А все отклонения регистрируются в табеле под специальными кодами.

Коды — это универсальные обозначения причин, по которым работник отсутствовал на рабочем месте. Причины могут быть как уважительными: командировка, болезнь или обучение, так и неуважительными: прогулы, простои по вине работника, неявки и прочее. Например, как отмечается учебный отпуск в табеле, разберем далее.

Учебные отпуска: основные положения

Сотрудники, совмещающие работу с получением обучения, имеют право на учебные отпуска. Причем важно соблюсти ряд условий:

  1. Получить отпуск можно только по основному месту работы. Совместители на оплачиваемые периоды не имеют права, им придется оформить неоплачиваемые отгулы.
  2. Речь идет об образовании, получаемом впервые. Например, претендовать на компенсацию при получении второго высшего образования нельзя. Хотя работодатель вправе оплатить периоды обучения на свое усмотрение.
  3. При обучении на очных формах предоставляются только неоплачиваемые отпуска (ст. 173 ТК РФ).
  4. На очно-заочной и заочной формах обучения положены оплачиваемые отпускные периоды (ст. 173 ТК РФ). Их сроки ограничены. Претендовать на более длительные оплачиваемые периоды не допускается. Но оплата сверх нормы возможна по решению нанимателя.
  5. Отсутствие придется подтвердить документально. Для этого работодателю подается специальный бланк — справка-вызов. Получить справку-вызов нужно заранее по месту прохождения учебы.
  6. Образовательная программа должна пройти государственную аккредитацию.

О правилах оформления и порядке расчетов отпускных на период обучения читайте в материале «Как рассчитывается оплата учебного отпуска в 2019 году».

Как в табеле отмечать учебный отпуск

В зависимости от вида, учебный отпуск в табеле обозначается как оплачиваемый и неоплачиваемый.

Если сотрудник имеет право на оплачиваемые дни, то в учетном формуляре отразите «У» или цифровой код «11». Это обозначает допотпуск в связи с обучением с сохранением средней заработной платы.

Пример 1. С оплатой

Рассмотрим пример, как в табеле обозначается учебный оплачиваемый отпуск.

Если организация использует буквенные коды:

Если используются цифровые коды:

Если у специалиста нет права на оплачиваемые дни либо максимальный срок продолжительности учебного отпуска уже исчерпан, то в табеле отразите «УД» или цифровой код «13». Это означает допотпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы.

Пример 2. Без оплаты

Пример, как в табеле ставится учебный отпуск без оплаты.

Инструкция по заполнению табеля Т-13

Определим пошаговый алгоритм заполнения формуляра Т-13. Записи необходимо вносить ежедневно, по фактическим показателям работы сотрудников. Табель оформляется на один календарный месяц, начинается ведение первого числа, заканчивается последним днем месяца. На каждого работника отводится отдельная строка. Объединение и обобщение записей не допускается.

Как отразить учебный отпуск в табеле Т-13:

  1. В графах 1-3 формуляра отразите личные сведения работника. Пропишите его Ф.И.О., табельный номер, а также порядковый номер в бланке.
  2. Графа № 4 предназначена для ежедневной фиксации отметок о присутствии на рабочем месте. Дни явок отметьте «Я» или «01». Период пребывания в учебном отпуске обозначьте «У» или «11», если дни оплачивались. И «УД» или «13», если средний заработок не сохранялся.
  3. В 5 и 6 графах необходимо подсчитать суммарные значения дней и часов, отработанных по факту.
  4. Графы 7 и 8 заполняются на основании данных бухгалтерского учета и сведениях о произведенных начислениях.
  5. В 9 графе обозначьте информацию об отработанном времени (часах) с учетом классификации видов оплаты.
  6. В 10 и 12 графах укажите коды, которые поясняют причину-основание для отсутствия специалиста на рабочем месте. Также укажите число часов.

Готовый табель подписывает ответственный работник. Затем передается на утверждение руководителю компании. Хранить учетные регистры необходимо не менее 12 календарных месяцев.

Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени

Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени

Похожие публикации

Для того чтобы понять, какой вид времени (работа, выходной, праздник и т.д.) отражен в табеле рабочего времени, используют определенные коды – буквенные или цифровые. Буквенные используются чаще, поскольку визуально они более информативные.

Табель учета рабочего времени: обозначения в 2018 году

Унифицированные условные коды можно найти в бланке табеля Т-12.

Все обозначения в табеле условно можно разделить на две группы:

  • Коды, которые обозначают вид рабочего времени, когда работник исполнял свои должностные обязанности;
  • Коды, которыми обозначаются периоды отсутствия сотрудника на рабочем месте.
Читайте так же:  Что означает кадастровый номер квартиры

Поскольку в настоящее время использовать унифицированные бланки табелей необязательно, то и коды предприятие может установить самостоятельно. Можно также дополнить унифицированный список своими кодовыми обозначениями.

Обратите внимание! Если предприятие устанавливает какие-то свои коды, это обязательно должно быть отражено в локально-нормативных документах.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Большинство предприятий пользуется все же унифицированными буквенными обозначениями в табеле, поскольку они наиболее удобны в использовании и предусматривают практически все ситуации.

Коды для обозначения рабочего времени

Для обозначения рабочего времени используются следующие коды:

  • «Я» – обозначает выполнение работником должностных обязанностей в нормальном рабочем режиме;
  • «Н» – часы работы с 22-00 до 6-00, то есть работа ночью;
  • «РВ» – выход на работу в выходные и праздники;
  • «К» – нахождение работника в командировке, независимо от того, рабочий это день или праздничный;
  • «С» – часы сверхурочной работы, в случаях, когда переработку можно определить только по итогам месяца проставляется только в итоговых колонках табеля;
  • «РП», «ВП» и «НП» – обозначают простой в табеле учета рабочего времени: по вине работодателя, работника и по обстоятельствам, независящим от воли сторон соответственно.

Это наиболее часто использующиеся коды.

Коды для обозначения отсутствия работника

Для обозначения времени, когда человек не исполняет свои должностные обязанности, используют следующие буквенные обозначения:

  • «В» — выходные дни и праздники, когда работник отдыхал;
  • «Б» и «Т» – в табеле обозначают временную нетрудоспособность, оплачиваемую и неоплачиваемую соответственно;
  • «ОТ» – продолжительность ежегодного оплачиваемого отдыха (отпуска);
  • «ОД» в табеле обозначает дополнительный отпуск, который оплачивается;
  • «Р» – данным кодом обозначается больничный, который дается женщине в связи с беременностью и родами;
  • «ОЖ» в табеле – расшифровка этого кода означает отпуск, предоставляемый для ухода за ребенком;
  • «У» и «УД» – учебные отпуска, оплачиваемый и за свой счет соответственно;
  • «ДО» – обозначает отпуск за свой счет, то есть без начисления оплаты;
  • «ПР» – прогул, установленный в ходе проведения служебного расследования;
  • «НН» в табеле – расшифровка этого кода обозначает отсутствие работника по неизвестным причинам. Как правило, он впоследствии заменяется на одну из вышеперечисленных причин неявки на рабочее место.

Подробнее нужно рассмотреть такой вид времени отсутствия человека на рабочем месте как отгул. Обозначение в табеле для него не установлено. Оно будет зависеть от того, как документально оформлен отгул.

Дело в том, что такое понятия как отгул в ТК РФ отсутствует, по умолчанию этим термином обозначаются следующие виды отдыха:

  • Предоставление дня отдыха в удобное для работника время, в случае, когда он работал в свои выходные (обозначается кодом «В»);
  • Один день, предоставляемый работнику за свой счет (обозначается кодом ОД);
  • Невыход сотрудника на рабочее место по договоренности с работодателем, только по заявлению, без отражения в табеле (будет отражаться буквой «Я»). Хотя данный случай идет вразрез с трудовым законодательством.

Для того чтобы установить какой вид времени отражен в табеле используют буквенные коды. Их можно найти в унифицированном табеле Т-12. Работодатель не обязан их использовать, а может утвердить свои условные обозначения.

Используемые в табеле учета рабочего времени обозначения

Обозначения в табеле учета рабочего времени зависят от того, какой бланк использует организация: унифицированный или разработанный самостоятельно. О том, какие обозначения использовать, смотрите в материале далее.

Как отмечать праздничные дни, что значит код ОЗ и какие буквенные сокращения использовать в табеле учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени непременно ведется каждым работодателем (ст. 91 ТК РФ). Фирма имеет право использовать унифицированные формы Т-12 или Т-13 или разработать бланк документа индивидуально для личного пользования.

Для учета явок/неявок сотрудников на титульном листе формы Т-12 предусмотрен буквенный и числовой шифр обозначений в табеле учета рабочего времени. Изучим наиболее распространенные условные обозначения в табеле учета рабочего времени:

1. Буквенные шифры, связанные с отработанными временными промежутками:

  • Я — явка, срок, отработанный трудящимся согласно его рабочему графику;
  • РВ — период, отработанный в нерабочие дни;
  • С — сверхурочный временной отрезок, который проработал работник сверх его обычной продолжительности трудовой деятельности по графику;
  • Н — работа в ночной временной промежуток согласно законодательству (с 22:00 до 06:00);
  • К — командировка, в которую направляется сотрудник по приказу руководства фирмы;

2. Буквенные шифры, связанные с отсутствием на рабочем месте:

  • НН — отсутствие трудящегося по невыясненной причине;
  • ПР — прогул;
  • З — забастовка;
  • Б — болезнь;
  • ОТ — период основного ежегодного отдыха;
  • ОД — дополнительный отпуск;
  • ОЗ — безоплатный отпуск;
  • Р — отпуск по БиР;
  • ОЖ — отпуск по уходу за ребенком до 3 лет.

Всего в форме Т-12 перечислено 36 унифицированных шифров.

Бланки и образцы унифицированных форм скачайте в материалах:

Что делать, если условного обозначения в табеле нет?

Если в используемом унифицированном бланке нет подходящего шифра, компания вправе создать и утвердить необходимые коды самостоятельно. Например, для обозначения перерывов для кормления грудью, гарантированных ст. 258 ТК РФ, можно ввести условный код «КГ».

Если фирма использует самостоятельно разработанный бланк, то кодировка обозначений в табеле учета рабочего времени может быть абсолютно любой.

Пример табеля, разработанного фирмой самостоятельно, см. в статье «Образец заполнения табеля учета рабочего времени».

Обозначения в табеле учета рабочего времени фиксируются методом сплошной записи по каждому трудящемуся либо отображаются только отклонения.

Рассмотрим алгоритм заполнения табеля учета рабочего времени.

Читайте так же:  Куда звонить если не приходят декретные

Алгоритм заполнения табеля учета рабочего времени

Расстановка обозначений в табеле учета рабочего времени производится следующим образом: напротив фамилии каждого из трудящихся в нижней строчке отображается числовое обозначение отработанных/неотработанных часов, а в верхней строчке указываются шифры по каждой конкретной ситуации. Количество отработанных часов и дней суммируется и проставляется по итогам месяца.

В табеле имеются специальные графы, в которых отображается информация, касающаяся отклонений от нормальных условий работы, к примеру, выход в нерабочие дни или ночное время суток. Отдельно суммируется и выносится время и его кодировка, касающаяся невыходов сотрудника на работу, к примеру, прогулы, отпуск по уходу за ребенком и др.

Все графы табеля имеют свое прямое назначение:

  • В графе 1 проставляется порядковый номер.
  • Графы 2 и 3 используются для идентификации сотрудника по Ф. И. О. и табельному номеру.
  • Графы с 4 по 6 используются для проставления отработанного или неотработанного времени по дням месяца и в сумме.
  • В графах с 7 по 9 проставляется время, отклоняющееся от нормальных условий труда, к примеру, работа в праздничные и выходные дни или ночные часы, сверхурочное время.
  • В графах с 10 по 12 отображается информация по неявкам, в том числе в них указывается буквенная кодировка, а также количество пропущенных дней или часов.

Также в унифицированных формах предусмотрены спецкоды для оплаты труда.Подробнее о них читайте здесь.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени — это сокращения, призванные в кратком виде отображать временные периоды явки или неявки на работу сотрудников. Перечень унифицированных обозначений содержится в форме Т-12. Фирма также вправе использовать условные сокращения, разработанные самостоятельно.

Форма 0504421. Корректирующий табель учета рабочего времени

Корректирующий табель учета рабочего времени существует для удобства внесения изменений в уже заполненный табель учета рабочего времени. Корректирующая бумага может быть оформлена как на одного сотрудника, так и на весь персонал. Главное к ней требование – сообщение новых сведений о том, где фактически находился сотрудник организации, был ли на работе, если отсутствовал, то по какой причине.

Обозначения

Если сотрудника нет на месте и причина этого явления неизвестна, то в табель учета рабочего времени обычно ставят «НН». Если оказывается, что причина в болезни сотрудника (и был предоставлен больничный лист), то на месте этих «НН» проставляется обозначение «Б».

А если уважительных причин для пропуска рабочего дня не было, то обозначение «НН» следует заменить на «ПР», что значит, что имел место прогул. Существуют и другие обозначения для каждого из дней работы и вида деятельности.

Назначение

Табель учета рабочего времени, согласно трудовому законодательству, заполняется и сдается не реже двух раз в месяц (об этом ясно говорится в 136 статье Трудового кодекса РФ). Именно по его данным сотрудникам организации начисляется заработная плата.

Однако довольно часто встречаются ситуации, когда сотрудник отсутствует на работе по невыясненным причинам. Если ждать, когда они прояснятся, и сдавать табель потом, то это будет нарушением Трудового кодекса. Поэтому прибегают к составлению корректирующих табелей. Бланк корректирующего табеля учета рабочего времени в коммерческих организациях представлен формами Т-12 и Т-13. А в бюджетных учреждениях используется типовая форма номер 0504421. Однако последние могут прибегнуть и к Т-13.

Важно! Отличие корректирующего табеля от основного состоит в обозначении типа в шапке документа (основной или корректирующий), а также в нумерации. В основном табеле учета рабочего времени нумерации нет, тогда как корректирующие документы, помимо своего идентификационного, всегда имеют порядковый номер.

Изменения в одну и ту же бумагу могут вноситься неоднократно как по одному, так и по нескольким сотрудникам. Поэтому полное название документа может быть «Корректирующий табель учета рабочего времени №1, номер корректировки — 2». Это значит, что к первому табелю учета рабочего времени поступает второй вариант корректировки.

При этом данные из корректирующего документа вносятся в основную бумагу. Например, обозначения «НН» (неизвестная причина отсутствия) заменяется на «ПР» (прогул) или «Б» (трудовые часы пропущены по болезни).

Удобнее это делать в электронном виде, так как замены бывают достаточно обширны. Если же предстоит исправить одну-две буквы, то можно обойтись простым исправлением в существующей бумаге. Однако здесь есть нюансы.

Исправления

Если табельщиком была письменно сформулирована необходимость корректировки, а основной табель учета рабочего времени распечатан и заполнен, то можно внести в него изменения без перепечатывания. Для этого допустимы исправления. Они производятся путем зачеркивания неверных данных и записывания рядом верных. Однако при этом на полях должна быть:

  • Ссылка на корректирующий табель, с его номером и датой составления. Она может быть сформулирована как «Исправления произведены согласно…». Если фраза не помещается полностью, то достаточно просто названия документа, с его номером и датой.
  • Подписи всех лиц, которые подписали основной табель.
  • Расшифровка подписей.
  • Должности ответственных за заполнение бумаги сотрудников, а также руководителя организации.

Временные промежутки

Корректирующий табель рабочего времени может поступить в бухгалтерию в течение полугода после закрытия основного табеля. Даже тогда бухгалтерия должна произвести перерасчет заработной платы. Хотя, согласно рекомендациям, табельщик составляет его и сдает не позже 5-го числа текущего месяца.

Сопутствующие документы

Каждый конкретный случай должен рассматриваться индивидуально, но к корректирующему табелю учета рабочего времени обычно прилагают объяснительные записки сотрудника или сотрудников. Чаще всего это явление связано с несвоевременным предъявлением больничного листа либо с невозможностью его предоставить. Предусмотрительные работодатели по этому поводу ввели практику уточнения этих моментов по телефону с не явившимся на службу сотрудником.

Однако по Трудовому кодексу нельзя проставлять в документе шифр «Б», не удостоверившись в существовании больничного листа. Кроме того, заболевший сотрудник не всегда имеет возможность сообщить о своем положении.

Читайте так же:  Меры и виды дисциплинарного взыскания и порядок их применения

Помимо этого, к корректирующему табелю всегда должна прилагаться служебная записка, составленная ответственным за заполнение сотрудником.

Важные нюансы

В командировке работник ведет табель учета рабочего времени самостоятельно. За это ему положена доплата, так как количество трудовых обязанностей увеличивается. Поэтому, если по каким-либо причинам требуется внести изменения в такой табель, то оформлять его должен сам сотрудник, так как именно он в этом случае отвечает за корректность указанных данных.

Если корректировка нужна по нескольким сотрудникам, то удобнее корректирующий табель составлять на каждого работника отдельно. Так можно минимизировать возможность ошибки в бухгалтерии.

Возможные ошибки

В судебных разбирательствах часто встречаются дела, при которых:

  • В табеле отсутствует отметка о прогуле сотрудника. Каждый день табельщику обязательно выставлять отметку «НН», если сотрудника нет на месте, а не пытаться выяснить причину и оставлять заполнение «на потом».
  • Сотрудником был предъявлен больничный лист прошлого периода или больничный лист был возвращен. Такое поведение вредит работодателю.
  • В табеле отсутствует подпись руководителя. Или, помимо табеля, не было предоставлено дополнительных доказательств отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Сколько хранится

Время хранения документа напрямую зависит от его функционала:

  • Если корректирующий табель рабочего времени используется только как документ, который содержит сведения о деятельности фирмы, то его обязательно хранить год.
  • Если он напрямую связан с начислением организации налогов (а так бывает в подавляющем большинстве случаев), то срок хранения увеличивается до 4 лет.
  • Если же он основной документ для начисления заработной платы, то должен сохраняться как минимум 5 лет.
  • А если в организации вредные либо опасные условия труда (которые накладывают на работников обязанность работать в них), то документ хранится не меньше 75 лет.
Видео (кликните для воспроизведения).

Неправильное оформление корректирующего табеля учета рабочего времени, согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, может стоить работодателю до 80 тыс. руб.

Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Читайте так же:  Какие вопросы задает гинеколог в 14 лет

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

  • 2000 — обычный рабочий день,
  • 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
  • 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

  • Я — рабочий день,
  • Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

  1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

  • В чем различие табелей Т-12 и Т-13?
  • Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

    В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

    Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

    Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

    Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

    Учёт рабочего времени в Т-12

    Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

    Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

    В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

    Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.


    При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

    Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

    Дата и подписи ответственных лиц

    После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

    Как отразить увольнение сотрудника в табеле учета рабочего времени

    Одной из главных обязанностей работодателя является ведение табеля учета рабочего времени (ст. 91 ТК РФ).

    В нём отображаются:

    • рабочие и выходные дни;
    • количество отработанных часов;
    • различные отклонения от графика (например, отпуска и командировки).

    На основании табеля происходит подсчет заработной платы. Форма учета ведется на каждого сотрудника с первого рабочего дня по день увольнения.

    Условные обозначения

    Табель — это таблица с графами и столбцами, где указываются ФИО, должность, подразделение сотрудника. Отражаются фактически отработанное время и время отсутствия, будь то выходной или прогул.

    Время работы и отдыха изображается в виде кодов — буквенных или цифровых символов.

    Кодами обозначают следующие параметры:

    • явка на работу;
    • прогул;
    • отпуск;
    • выходные дни;
    • другие переменные, исчерпывающий список которых указывается на первом листе формы Т-12.

    К наиболее используемым относятся следующие обозначения:

    • работа в дневное время — Я или 01 (на первом месте буквенное обозначение, на втором — цифровое, ниже аналогично);
    • командировка — К или 06;
    • ежегодный отпуск — ОТ или 09;
    • дополнительный отпуск — ОД или 10;
    • отпуск по беременности и родам — Р или 14;
    • отпуск без сохранения заработной платы — ДО или 16;
    • временная нетрудоспособность — Б или 19;
    • выходные дни и нерабочие праздничные дни — В или 26.
    Читайте так же:  Утеря трудовой книжки по вине работника

    Как в табеле обозначается увольнение

    Увольнение по собственному желанию

    Разберем самый стандартный вариант — увольнение по собственному желанию.

    По общему правилу, днем увольнения считается последний рабочий день сотрудника (ст. 84.1. ТК). В последний рабочий день работника в табеле нужно проставить явку (Я), он же будет днем увольнения.

    Исключение — когда сотрудник не работал, но за ним сохранялось место работы.

    Увольнение во время отпуска

    Последний день отпуска и день увольнения совпадают. В табеле проставляется отметка об отпуске — О (или другая отметка в зависимости от вида отпуска). Этот же день и считается днем увольнения.

    Таким образом, при увольнении по различным основаниям в табеле в ячейке последнего рабочего дня ставится отметка о фактическом состоянии работника: если он был на работе — явка, если был в отпуске — отпуск, если болел — нетрудоспособность.

    Заполнение пустых граф после увольнения:

    • ничего не пишется;
    • указывается «уволен № приказа» или «уволен»;
    • ставят прочерки.

    Документ на новый месяц составляется без этого сотрудника.

    Как отобразить увольнение за прогул и какой день считать последним рабочим

    Если работник не явился на работу, первое, что нужно зафиксировать, — это факт невыхода. Необходимо составить докладную записку, акт об отсутствии на рабочем месте, на основании их внести запись НН в табель. Такие действия производятся каждый день до момента появления сотрудника. Далее с него требуют письменное объяснение.

    Как решается вопрос о наказании

    1. Если причина отсутствия уважительная, то в табель вносятся изменения. НН зачеркивается и ставится Б (в случае болезни). Такая запись заверяется лицом, ведущим табель, и начальником отдела, в котором работает сотрудник.
    2. Если причина неуважительная, то сотрудник, скорее всего, будет наказан или даже уволен. В табеле проставляется вместо НН — ПР (если прогул).

    Что отобразить в табеле, каким днем уволить

    По общему правилу увольняют последним рабочим днем — днем до прогула. В табеле проставляют во всех днях отсутствия ПР.

    1. Если же работник не вышел и не дал объяснения, то дается 2 дня на ожидание такого объяснения, а по истечении их увольняют.
    2. Если работник вышел и все равно не дал объяснений, то он увольняется, когда два дня истекут.

    Какой выбрать способ обозначения

    Существуют только 2 способа обозначения (коды):

    Какое выбрать обозначение, решает работодатель лично. В его праве разработать собственные коды. Например, многие ставят просто 8, тем самым говоря, что отработан полный день.

    Необходимо решить вопрос о сплошном или частичном заполнении формы учета.

    1. Заполнять весь табель каждый день, проставляя количество часов (сплошная регистрация).
    2. Регистрировать только нестандартные рабочее моменты, отклонения от графика, используя только буквенное обозначение (отпуск, больничный, ночные работы, прогулы и др.).

    Какую форму табеля выбрать

    Существует 2 вида формы — Т-12 и Т-13. В чем разница?

    1. Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» заполняется вручную. Имеется в виду, что ее заполняют ручкой или на компьютере в неспециализированных программах (текстовый редактор).
    2. Т-13 «Табель учета рабочего времени» используется в организациях, у которых установлен турникет, фиксирующий вход-выход сотрудников. Заполняется автоматически (например, программой в электронном виде).
    3. Закон предоставляет возможность разработать собственную форму, опираясь на рекомендации Госкомстата. Решать этот вопрос предстоит кадровику и бухгалтеру, так как это их основной рабочий документ.
    1. Большинство предприятий выбирают в настоящее время Т-13.

    Табель составляется ежемесячно.

    На практике большинство организаций составляют табель дважды в месяц — за первую половину и в конце месяца. Это связано с тем, что зарплата начисляется два раза в месяц: бухгалтерии требуется документ, на основании которого рассчитывается зарплата за конкретный период (например, за первые 15 дней месяца).

    Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени

    Трудовые будни и жизнь преподносят разные ситуации, поэтому надо знать, как умело отразить каждую штатную и не очень ситуацию в табеле учета трудового времени. Также нужно понимать какие буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени использовать.

    Ведение табеля

    Рабочее время – это важная составляющая ведения учета любой организации. С его помощью удается контролировать деятельность предприятия и дисциплинировать подчиненных. Для упрощения процедуры была специально разработана унифицированная форма в виде табеля по учету рабочего времени.

    На каждом предприятии назначают ответственного сотрудника (из отдела кадров, бухгалтерии и т. д.), который специализируется на ведении табеля. Его составляют исходя из специфики деятельности компании и количества персонала.

    Смысл букв

    В бухгалтерской практике распространены случаи возникновения ошибок, которые имеют место при заполнении табеля. Зачастую они связаны с неправильной расстановкой условных обозначений. Чтобы не допустить ошибок в процессе заполнения табеля, необходимо придерживаться следующих рекомендаций.

    Как видно, важное юридическое значение несут за собой буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени. Поскольку закон только дает ориентир на них, для удобства в работе их можно менять, объединять, а также придумать свои буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Отметки в табеле учета рабочего времени
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here