Секретарь референт отличие от секретаря

Кто такие секретари-референты — описание от курсов секретарей-референтов

Каждый в своей жизни сталкивался или столкнется с выбором профессии. Интересной, нескучной должностью является секретарь – референт. У многих людей сложилось такое мнение, что в данной профессии нет ничего сложного, делать кофе, чай для шефа, перебирать корреспонденцию и т.п. А это не так! В данной статье собрана основная информация о профессии, описаны обязанности, и какие личностные качества должны быть у секретаря – референта.

Во—первых, можно сказать, что секретарь референт — это достаточно востребованная секретарская должность. Человек, занимающий данную должность, непросто отвечает на телефонные звонки, печатает документы, отправляет письма, но и является личным помощником руководителя.

Во—вторых, данная профессия очень важна, особенно в крупных компаниях. Она обеспечивает четкую и отлаженную работу руководства, экономит их время.

На сегодняшний день, согласно статистике эта должность является одной из перспективных профессий на трудовом рынке.

Чем отличается секретарь от секретаря референта

Чем занимается секретарь

В основные обязанности секретаря входит: встреча посетителей, телефонные переговоры, подготовка документов на подпись, просмотр и отбор корреспонденции, ответы на стандартные запросы, покупка канцтоваров. В зависимости от специфики компании (большая/маленькая организация, занимается импортом/экспортом и т.д ) функциональные обязанности могут быть расширены.

Что делает секретарь референт

Секретарь референт – это «правая рука» управляющего. Помимо основных обязанностей секретаря, он дополнительно составляет распорядок дня руководителя, ищет, подбирает необходимую информацию, подготавливает проекты решений и текстов выступлений руководящего состава, заказывает гостиницы и билеты, составляет и редактирует отчеты, ведет протоколы совещаний, организовывает встречи, работает с базами данных, организовывает и координирует связи между отделами и многое другое.

Если рассматривать вопрос: «Референт – это кто?» и обратиться к Википедии мы увидим, что это латинское слово — reference, references. Переводится как: относящий, сопоставляющий, воспроизводящий; сообщающий о реферате. В других словарях, например в современном экономическом словаре (авторы: Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.) можно найти другую расшифровку данного слова, а именно: «Должностное лицо, готовящее доклады руководителю, консультирующее по определенным вопросам, дающее рекомендации».

Вывод. Из краткого описания профессий главным отличием можно назвать то, что очень часто секретарь—референт владеет конфиденциальной информацией и несет большую ответственность, чем простой секретарь.

Основные навыки, которые необходимы секретарю референту:

  1. опыт работы с персональным компьютером;
  2. знание иностранных языков;
  3. стрессоустойчивость и самообладание;
  4. коммуникабельность;
  5. культура общения;
  6. аккуратность и пунктуальность;
  7. грамотность, хорошая устная и письменная речь;
  8. хорошая память;
  9. находчивость;
  10. организаторские способности;
  11. сосредоточенность внимания.

Одним из главных требований, конечно, является ответственность. Если вас заинтересовала данная тема, то здесь при желании вы сможете узнать подробнее на курсах секретарей-референтов https://spbshb.ru/. От того, насколько качественно будет выполнена работа секретаря — референта, насколько ответственно он подойдет к этому и будет зависеть репутация руководства и всей компании в целом.

Дополнительно рекомендуется знание психологии общения и этики.

Обучение на секретаря референта

В настоящее время получить образование достаточно просто. Учиться на референта можно на специализированных курсах секретарей или переводчиков. Во многих организациях предлагают обучение на месте. Но следует помнить, что высшее образование, знание языков всегда ценится и приветствуется в любых компаниях, а в некоторых организациях является одним из основных факторов при отборе кандидатов.

Основная сфера деятельности

Административная офисная работа, ресепшен, секретарь, референт, делопроизводство, работа с оргтехникой, командировки.

Плюсы и минусы профессии

Основными положительными чертами данной профессии является ее востребованность, огромный опыт деловых переговоров, налаживания контактов, развитие коммуникабельности, умения принимать быстро и правильно решения. Работа с документами дает возможность повысить свои знания в области менеджмента, юридической сфере, а также в экономике. У специалистов, с большим опытом работы – высокие зарплаты. Постоянные знакомства с новыми «полезными» людьми, в будущем могут помочь в организации личного бизнеса или подняться по карьерной лестнице.

Минусам можно назвать загруженность, спешка, а именно выполнение работы в максимально сжатые сроки, необходимость обрабатывать огромное количество данных и документов, ненормированные рабочие дни, частая переработка, большая ответственность. Чаще всего необходимо отодвигать на задний план все личное и полностью отдаваться работе.

Возможность карьерного роста

К сожалению перспектив немного. Все зависит от профессионализма человека, желания самообучаться, а также от структуры организации. Так как профессия включает в себя достаточно широкий круг полномочий, при соответствующих возможностях компании, возможен переход в другой специализированный отдел, заняться другой сферой деятельности, другими словами можно сделать карьеру внутри самой профессии. Или, набравшись соответствующего опыта, создать свой собственный бизнес.

Из всего описанного выше, можно сделать заключение, что секретарь референт – это офисный работник с большим кругом обязанностей от ресепшиониста до личного помощника руководителя. Тот кто решил посвятить себя данной профессии должен быть готов к тому, что надо будет приспосабливаться к стандартному рабочему графику своего руководства и основную часть своего времени быть в состоянии «боевой» готовности. Скучать времени нет!

Секретарь референт отличие от секретаря

ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ И ПОЛУЧИТЕ ПОЛНЫЙ ДОСТУП

Admin-dimA
Администратор

Настроение:


Стаж: 10 лет 10 месяцев 21 день
Сообщения: 2369
Темы: 339
Изображения: 1261
Откуда: Москва
Чемпион в Игротеке : 11
Группа: Администраторы
Страна:
Моя Страница: Посмотреть Мою Страницу

Секретарь и офис-менеджер: «две большие разницы»

Хотелось бы узнать, каков круг обязанностей у секретаря и чем они отличаются от функций офис-менеджера? Или это тождественные должности? Просто офис-менеджер звучит красивее.

И. Егорова.
г. Железнодорожный, Московская область

Слово «секретарь» обозначает должность человека, нанятого отдельным лицом или компанией для помощи при работе с корреспонденцией, для ведения делопроизводства и организации деловых встреч. Термин возник из выражения «хранитель секретов» и впервые был официально закреплен Петром I в Регламенте 1724 года.

В прежние времена секретари пользовались сравнительно высоким положением, и должность эта считалась достаточно престижной и респектабельной. Ныне наметилось падение престижа и статуса секретаря. Роль секретаря во многих фирмах рассматривают как помощь шефу — от написания писем до покупки цветов его жене.

Правда, есть другая крайность. На должности секретаря многие руководители хотят видеть высокообразованного человека, но в то же время заставляют заниматься его работой, для выполнения которой не требуются ни особые знания, ни особые способности.

И еще один момент: сегодня чуть ли каждая административная должность называется «секретарь», хотя функции у административных работников могут быть самые разные, как, разумеется, и зарплата.

Так кто же он, секретарь? Все определяется характером порученной ему деятельности. Это может быть машинистка, офис-менеджер, секретарь-референт, секретарь, помощник, инспектор по дело производству, техник-организатор делопроизводства и т.д.

В Квалификационном справочнике должностей рабочих и служащих приведена общая характеристика должностей для соотнесения их с соответствующими обязанностями или квалификационными навыками, которыми сотрудник должен владеть. Поэтому при составлении должностной инструкции секретаря необходимо определить не только название должности и систему подчинения, но и круг его обязанностей.

Несмотря на различие в функциональных обязанностях секретаря в государственном учреждении и в коммерческой организации, должностные обязанности секретаря типичные.
В круг обязанностей секретаря входит:
— обработка корреспонденции,
— работа на телефоне,
— организация встреч и командировок руководителя,
— встреча посетителей,
— подготовка совещаний,
— работа с исполнителями,
— регистрация, контроль, оперативное хранение документов,
— систематизация и формирование дел, подготовка их для сдачи в архив.

Таким образом, функциональные обязанности секретаря можно разделить на два блока: документационное обеспечение управления и бездокументационное обеспечение управления.
К документационному обеспечению управления относятся: документирование деятельности аппарата управления, обработка корреспонденции, регистрация, контроль и систематизация документов, подготовка документов к передаче на архивное хранение.
К обязанностям по бездокументационному обслуживанию можно отнести: ксерокопирование материалов и документов, отправление и прием факсов, набор документов на компьютере, ведение информационно-поисковой и справочной работы, телефонное обслуживание, организацию приема посетителей, подготовку переговоров и совещаний, подготовку командировок руководителя и планирование рабочего дня.
Словом, секретаря, скорее всего, можно отнести к категории технических исполнителей.

Иное дело — офис-менеджер . Тут уже требуются знания в области документоведения и документационного обеспечения управления.

Должность «офис-менеджер» появилась сравнительно недавно, лет десять-двенадцать назад. В условиях рыночных отношений руководитель стремится к концентрации управленческих и исполнительских функций, или, иными словами, к совмещению нескольких должностей. Поэтому ему нужен не просто технический специалист для обработки корреспонденции и дежурства на телефоне, а специалист, который бы занимался кадровой и управленческой деятельностью. Соответственно и заработная плата у такого специалиста должна быть больше.

Словом, обязанности офис-менеджера шире, чем обязанности секретаря, так как в них входят функции по управлению и обработке информационной части документов. Офис-менеджер участвует в определении миссии организации, разрабатывает и планирует вопросы стратегического развития. 6 обязанности офис-менеджера может входить:
— установление рынков сбыта и потенциальных клиентов;
— совершенствование качества оказываемых услуг;
— координация и контроль договорной деятельности.

В зависимости от специфики деятельности организации на офис-менеджера могут возлагаться и обязанности по определению возможных источников обеспечения фирмы необходимыми кадрами, осуществлению представительских функций. Он также организует, координирует и контролирует вопросы внутренней среды жизнедеятельности организации:
— участвует в подготовке, оформлении и издании организационно-распорядительных документов;
— разрабатывает организационную структуру, программы развития персонала, перспективные и текущие планы внедрения информационных технологий;
— участвует в разработке бизнес-планов;
— организует и проводит совещания, переговоры, презентации, рекламные кампании;
— осуществляет функции подбора, оценки, учета, стимулирования, повышения квалификации персонала.

В зависимости от масштаба деятельности организации офис-менеджер выполняет функции управления персоналом и другие обязанности, полностью или частично. Если частично, то в организации создаются специализированные подразделения: отдел кадров, служба по связям с общественностью, отдел договоров и претензионной работы, служба защиты информации и др.

Офис-менеджер может выполнять обязанности заведующего канцелярией или общего отдела. В этом случае он:
— руководит работой служб документации, документационного и информационного обеспечения деятельности организации (учет, контроль исполнения, поиск, справочная работа, экспертиза ценности документов, их оперативное и архивное хранение, аналитическая работа с информацией для принятия решений);
— организует внедрение автоматизированных информационных систем, принимает участие в проектировании и актуализации баз и банков данных; принимает меры по упорядочению состава документов и оптимизации документопотоков;
— изучает, обобщает и реализует в деятельности организации передовой отечественный и зарубежный опыт по вопросам организации процессов управления, документационного обеспечения и управления персоналом;
— разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам информационного и документационного обеспечения; организует и контролирует работу по защите информации;
— обеспечивает, совместно с другими руководителями подразделений, приобретение, ввод в эксплуатацию, эффективное функционирование и сохранность оргтехники и средств вычислительной техники.

Столь высокие требования, предъявляемые к офис-менеджеру, обусловливают то обстоятельство, что на эту должность обычно принимаются лица, имеющие профессиональное высшее образований и стаж работы в должности документоведа первой категории не менее трех лет.

Секретарь референт отличие от секретаря

секретарь-референт — сущ., кол во синонимов: 2 • профессия (336) • секретарь (21) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин. 2013 … Словарь синонимов

секретарь-референт — секретарь референт, секретари референта … Орфографический словарь-справочник

секретарь-референт — секрет арь рефер ент, секретар я рефер ента … Русский орфографический словарь

секретарь-референт — (2 м 2 м), Р. секретаря/ рефере/нта … Орфографический словарь русского языка

СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ В ПСИХОЛОГИЧЕСКОЙ КОНСУЛЬТАЦИИ — один из работников вспомогательного персонала психологической консультации, в задачи которого входит прием клиентов и получение от них первичной информации, необходимой для начала психологической консультации, а также информирование клиентов об… … Словарь терминов по психологическому консультированию

Журнал «Секретарь-референт» — Секретарь референт Специализация: секретарское дело, делопроизводство Периодичность: 1 раз в месяц Язык: русский Адрес редакции: Москва, ул. Новослободская, д.18, 2 й подъезд Главный редактор: Иванов … Википедия

ЛИЧНЫЙ СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ — (personal assistant, PA) Лицо, в чьи обязанности входит оказание помощи в работе менеджеру или директору и чьи обязанности шире, чем у обычного секретаря. Бизнес. Толковый словарь. М.: ИНФРА М , Издательство Весь Мир . Грэхэм Бетс, Барри Брайндли … Словарь бизнес-терминов

секретарь — помощник, референт; делопроизводитель, госсек, секретаришка, соколообразный, птица, мирза, генсек, секретутка. Ant. руководитель, начальник, шеф Словарь русских синонимов. секретарь сущ., кол во синонимов: 21 • автосекретарь … Словарь синонимов

Секретарь — может означать: Птица секретарь Должности Секретарь референт вспомогательная офисная должность. Генеральный секретарь глава организации. Государственный секретарь (статс секретарь) должность высокопоставленного госслужащего.… … Википедия

Секретарь (значения) — Секретарь может означать: Птица секретарь Секретарь (должность) в том числе Секретарь референт Генеральный секретарь Государственный секретарь (статс секретарь) один из чинов Российской империи Коллежский секретарь, Корабельный секретарь,… … Википедия

Должностная инструкция секретаря

Сложно представить работу предприятия без канцелярии или приёмной. Организация, планирование встреч, внутреннее делопроизводство, в том числе обработка входящей и исходящей корреспонденции – всё это ложится на плечи референта. Материал статьи расскажет об основных отличиях этой профессии от профессии секретаря, а также о том, что должен делать тот или другой специалист. Также предстоит понять, как закрепить их обязанности и права документально, нужна ли должностная инструкция секретаря или можно ограничиться трудовым соглашением?

Описание должности секретаря, отличия от референта

Распространено мнение, что работа секретаря не отличается высоким престижем, так как основной круг занятий заключается в офисном времяпрепровождении, выполнении распоряжений директора предприятия. Но это представление ошибочно.

Дело в том, что секретарём считается должностное лицо, которое, по сути, выполняет функции личного помощника высшего руководителя.

К основным задачам можно отнести:

  • Обеспечение бесперебойной работы кабинета директора и приёмной. Нужно следить, чтобы под рукой всегда находилось достаточное количество канцелярских принадлежностей, бумаги, а также чтобы была исправна оргтехника.
  • Планирование рабочего времени руководителя. Здесь пригодится аналитический навык специалиста для расстановки приоритетных встреч с бизнес-партнёрами, представителями власти, гражданами. Важно своевременное напоминание о серьезных встречах, организация выездных мероприятий, конференций, командировок.
  • Контроль корреспонденции. Об этой обязанности нельзя забыть при оформлении должностной инструкции секретаря руководителя, так как именно на плечах этого сотрудника лежит задача контроля приёма, обработки, ответа на входящие письма.
  • Хранениелокальных актов. В процессе работы директору или сотруднику компании может понадобиться изучить содержание ЛПА. Секретарь обязан обеспечить сохранность, оперативный доступ к таким документам, если учётной политикой и ДИ такая задача закреплена.
  • Взаимодействие со структурными подразделениями. Своевременность выполнения подчинёнными поручений директора также зависит от слаженных действий секретаря. Письменное распоряжение должно под подпись дойти до начальников отделов, а если контрольный срок просрочен – нужно напомнить об этом.

И референт, и секретарь должны обладать стрессоустойчивостью, внимательностью, располагать хорошей памятью, владеть грамотной устной и письменной речью. Чаще всего посетитель одним из первых должностных лиц видит именно секретаря или референта, поэтому большое внимание стоит уделить внешнему виду работника.

При сравнении профессий секретаря и референта можно наблюдать разницу, заключающуюся в возможностях занимаемой должности. К примеру, референту часто поручают работу с конфиденциальной информацией, вместе с чем повышается ответственность и, соответственно, оплата труда.

Как оформить должностную инструкцию для секретаря

На вопрос о том, составлять ДИ или нет, можно ответить, исходя из требований локальной политики компании (к примеру, при трудоустройстве многие управленцы предпочитают не перечислять функции работника в трудовом соглашении, а переносить их в полноценную инструкцию). В содержании положения об учётной политике должна описываться структура ДИ, а также приводиться бланк, образец заполнения.

В инструкции секретаря-референта описываются основные права и обязанности сотрудника. Локальный акт призван детально раскрыть, что должен делать специалист на занимаемой должности. Что можно требовать от подразделений, руководителя, что будет за невыполнение поставленных задач?

В правильно составленной инструкции прослеживается структура, включающая основную часть, блок обязанностей, прав и ответственности.

Сама форма инструкции не унифицирована, поэтому, формируя положение о делопроизводстве, управленец правомочен сам разработать бланки документа.

По общим правилам, ДИ утверждается высшим руководителем, поэтому в правом верхнем углу листа всегда находится слово «Утверждаю», под которым следует должность директора, фамилия, инициалы и дата подписания.

Общие положения содержат информацию о том, кто может быть назначен на эту должность, какими знаниями, навыками должен обладать специалист. Также кто принимает решение о назначении или увольнении.

Обязанности в ДИ раскрываются во втором разделе. Как правило, эта часть объёмнее других блоков информации.

Секретарь должен:

  • Контролировать качество подготовки, правильность составления, утверждения документов, представляемых на подпись руководству.
  • Принимать, обрабатывать, хранить входящую корреспонденцию, обеспечивать своевременную отправку исходящих писем.
  • Следить за рабочим графиком директора, оперативно его корректировать.
  • Выполнять работу по организационному обеспечению деятельности приёмной.
  • Формировать месячную, квартальную, годовую отчётность.

Учитывая направление работы, предприниматель может дополнять обязанности по собственному усмотрению. При этом нужно помнить, что объём возложенных задач должен соответствовать должности работника.

К примеру, должностная инструкция секретаря руководителя дополнительно содержит функции управления персоналом. У сотрудника, поставленного на эту должность, в подчинении будут находиться архивариус, делопроизводитель, другие должности согласно штатному расписанию.

Образец должностной инструкции секретаря

Если локальными нормативными актами определяется обязательность принятия ДИ, то администрация должна обеспечить полное соответствие принимаемых документов установленным правилам. В рассматриваемом случае образец должностной инструкции секретаря должен соответствовать бланку, составленному по названым требованиям.

Надзорными органами проверяется качество выполнения директором трудового законодательства. Если порядок оформления ДИ установлен надлежащим образом, а сами работники ознакомлены с содержанием, то предприниматель избежит возможных проблем.

Порядок хранения ДИ оговаривается локальной документацией учреждения. Оригинал инструкции нужен в течение всего периода работы специалиста, а также некоторое время после увольнения. Нормативной документацией рекомендуется установить срок до 10 лет.

После того, как сотрудник подписал ДИ, кадровый инспектор заверяет копию, а затем вручает референту. Последний обязан хранить документ на рабочем месте. Разработанный документ будет иметь юридическую силу при наличии согласия между сторонами трудовых отношений. Об этом должны свидетельствовать автографы сторон.

Работник может усмотреть несоответствие содержания ДИ по отношению к действующему законодательству. Если это действительно так, то секретарь будет прав – создаваемые локальные акты не должны ухудшать условия труда, предусмотренные законами.

В заключение нужно отметить, что перед тем, как составлять ДИ для секретаря, важно учесть масштабы компании, круг задач, которые должен выполнять работник. Чем больше предприятие, тем больший штат потребуется для административного отдела.

Опираясь на рекомендации данной статьи, управленец сможет сформировать ДИ, которая поможет закрепить основные обязанности, права, ответственность работника, а сам документ, при необходимости, станет надёжной юридической основной для привлечения к ответственности провинившегося сотрудника.

Чем секретарь отличается от секретаря-референта?

В плане обязанностей.

Главная разница между секретарём и секретарём-референтом в том, что работа референта — творческая. Секретарю, чтобы справляться со своими обязанностями, достаточно иметь понятие о делопроизводстве и документоведении. Вникать в содержание документов секретарю не требуется. Референт же должен быть специалистом. Обязанность референта — не просто набрать на компьютере составленный кем-то текст, распечатать его и принести шефу на подпись. Референт обязан сам, по заданию шефа, составлять документы. Для этого референт должен владеть темой, а также языком и соответствующим стилем.

чем секретарь отличается от секретаря референта

чем отличается секретарь от секретаря референта

Автор Префикс задал вопрос в разделе Работа, Карьера

Чем отличаются секретарь от секреторя -референта? и получил лучший ответ

Ответ от Анна[гуру]
секретерь-референт-это личный секретарь руководителя, непосредственный его помошник! лицо, приближённое к императору!)) А просто секретарь-это девушка на телефоне, это офис-менеджер, который обеспечивает нормальную работу в офисе! Но очень часто это всё совмещается в одном лице!

И с чего Вы взяли что это позорная
подробнее.

Должностные обязанности Секретаря-референта

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов

предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются

организационные и документационное обеспечение управленческой

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

— законодательными актами РФ;

— Положением о функциональных службах предприятия;

— приказами (указаниями) руководства предприятия;

— нормативно-методическими материалами по организации

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим,

средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или

без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах

1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:

— перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной

— организации работы с документами, составления документации;

— организации управленческого труда;

— применение средств вычислительной и организационной техники;

— перевода служебной документации на иностранный язык

— культуры труда и служебной этики;

— охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией

делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов

2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае

отсутствия инспектора по персоналу).

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать

финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения

документов, информационно-справочное обслуживание и хранение

3.3. Контролировать качество подготовки, правильность

составления, согласования, утверждения документов, представляемых на

подпись руководству предприятия.

3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений

руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное

и качественное их исполнение.

3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и

доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ

справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним

3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями

(как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по

вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).

3.7. Вести прием посетителей.

3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой

— оформление приказов по личному составу;

— оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

Видео (кликните для воспроизведения).

— оформление трудовых книжек;

— оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

— оформление командировочных документов;

— оформление листов нетрудоспособности;

— ведение табеля учета рабочего времени;

— выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и

3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации

документационного обеспечения предприятия.

3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение

или на уничтожение.

3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю

финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а

также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение

руководителям и специалистам предприятия.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов,

подготовленных с нарушением установленных правил их составления и

оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов

4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению

документационного обеспечения деятельности предприятия,

совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе

применения электронной техники.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для

выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов,

образующихся в деятельности предприятия.

4.7. Работать с документами, имеющих гриф «КТ» или

4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками)

предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления

необходимой информации руководству.

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству

5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф

«Конфиденциально» или «КТ».

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных

обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

(подпись) (Фамилия, и.о.)

(подпись) (Фамилия, и.о.)

«__»_________ 199_ г.

Должностная инструкция — документ, в котором определяются

функции, права и обязанности сотрудника предприятия. Должностная

инструкция необходима в случае возникновения споров, конфликтных

ситуаций в трудовых правоотношениях. На основании должностной

инструкции составляется трудовой контракт с работником.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой,

согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается

руководителем предприятия. Все существенные изменения в должностную

инструкцию вносятся приказом директора (зам. директора) предприятия.

Секретарь референт отличие от секретаря

секретарь-референт — сущ., кол во синонимов: 2 • профессия (336) • секретарь (21) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин. 2013 … Словарь синонимов

секретарь-референт — секретарь референт, секретари референта … Орфографический словарь-справочник

секретарь-референт — секрет арь рефер ент, секретар я рефер ента … Русский орфографический словарь

секретарь-референт — (2 м 2 м), Р. секретаря/ рефере/нта … Орфографический словарь русского языка

СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ В ПСИХОЛОГИЧЕСКОЙ КОНСУЛЬТАЦИИ — один из работников вспомогательного персонала психологической консультации, в задачи которого входит прием клиентов и получение от них первичной информации, необходимой для начала психологической консультации, а также информирование клиентов об… … Словарь терминов по психологическому консультированию

Журнал «Секретарь-референт» — Секретарь референт Специализация: секретарское дело, делопроизводство Периодичность: 1 раз в месяц Язык: русский Адрес редакции: Москва, ул. Новослободская, д.18, 2 й подъезд Главный редактор: Иванов … Википедия

ЛИЧНЫЙ СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ — (personal assistant, PA) Лицо, в чьи обязанности входит оказание помощи в работе менеджеру или директору и чьи обязанности шире, чем у обычного секретаря. Бизнес. Толковый словарь. М.: ИНФРА М , Издательство Весь Мир . Грэхэм Бетс, Барри Брайндли … Словарь бизнес-терминов

секретарь — помощник, референт; делопроизводитель, госсек, секретаришка, соколообразный, птица, мирза, генсек, секретутка. Ant. руководитель, начальник, шеф Словарь русских синонимов. секретарь сущ., кол во синонимов: 21 • автосекретарь … Словарь синонимов

Секретарь — может означать: Птица секретарь Должности Секретарь референт вспомогательная офисная должность. Генеральный секретарь глава организации. Государственный секретарь (статс секретарь) должность высокопоставленного госслужащего.… … Википедия

Секретарь (значения) — Секретарь может означать: Птица секретарь Секретарь (должность) в том числе Секретарь референт Генеральный секретарь Государственный секретарь (статс секретарь) один из чинов Российской империи Коллежский секретарь, Корабельный секретарь,… … Википедия

Секретарь-референт —>

Материал из Википедии — свободной энциклопедии

Секретарь-референт — офисный работник с широким кругом обязанностей от приёма телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь). От современного секретаря-референта обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность.

Обязанности

  • Приём телефонных звонков, поступающих руководителю
  • Работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация
  • Планирование и подготовка приёма посетителей
  • Помощь в заказе гостиниц и авиабилетов
  • Участие в подготовке деловых переговоров
  • Заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса, иногда — обеспечение руководителя продуктами

По данным рекрутинговой компании MarksMan, секретарь — это одна из тех должностей, которые связаны с большим количеством переработок и работы вне рабочего времени. Секретари-референты, а также водители и работники некоторых других специальностей вынуждены приспосабливаться к рабочему графику своего начальства и большую часть своего времени находятся в состоянии готовности [1] .

Слово секретарь происходит от лат. secretus : в Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица; первоначально ими были мужчины. Секретари могли сосредотачивать в своих руках значительную власть, подменяя собой господина, при котором состояли [2] , что выразилось в появлении таких должностей как генеральный секретарь и государственный секретарь (статс-секретарь).

Начиная с 1880-х годов (с изобретением печатной машинки) профессия секретаря начала приобретать и женское лицо, и к концу Первой мировой войны в этой профессии стали появляться женщины секретари-референты.

С развитием интернет технологий появилась новая разновидность секретарей — виртуальный секретарь [en] , или виртуальный ассистент. Это частное лицо или фирма, предоставляющая нанимателю услуги, традиционно составляющие обязанности секретаря, без физического присутствия в офисе. Эта разновидность онлайн-услуг востребована как начинающими предпринимателями, которым просто выгодно купить услугу написания писем или приёма переведённых телефонных звонков, нежели снимать офис, нанимать работника и платить за него социальные налоги, так и крупным компаниям, стремящимся подчеркнуть свою креативность и созвучность новым технологиям. Также этот вид секретаря позволяет получить наиболее качественные услуги от разных специалистов в своём деле по цене одного работника.

Образ секретаря в коллективном сознании

Должностные обязанности секретаря часто ассоциируются с умением варить кофе и печатать на печатной машинке (персональном компьютере) [3] [ неавторитетный источник? ] или отвечать на телефонные звонки. Согласно официально проведенным [ кем? ] исследованиям, главным рабочим качеством секретаря считается исполнительность [4] [ неавторитетный источник? ] , организованность, дипломатичность, ответственность и пунктуальность.

Чем отличается секретарь от делопроизводителя

Квалифицированный сотрудник не только контролирует деловую корреспонденцию на предприятии, но занимается содержанием ее архива.

В зависимости от особенностей деятельности предприятия у делопроизводителя может быть разнообразный круг обязанностей:

  1. Регистрация входящей и исходящей деловой переписки;
  2. Сортировка корреспонденции по степени важности и подразделениям;
  3. Ведение конструктивной переписки;
  4. Создание документальной базы предприятия;
  5. Ведение бумажного и электронного реестра;
  6. Контроль своевременного исполнения предписаний, назначенных в документах;
  7. После резолюции директора, доведение информации до структурных подразделений;
  8. Выдача справок или копии документов в соответствии с поступающими запросами;
  9. Рассылка деловой переписки по адресатам;
  10. Обеспечение хранения документов, систематизация их для оптимизации поиска;
  11. Составление архива.

Чем крупнее организация, чем больше в ней структурных подразделений, тем нужнее организация делопроизводства.

Чем отличается секретарь от делопроизводителя

Соединение абонента с отделом или должностным лицом на предприятии;

  • организация работы в приемной руководителя: запись и прием посетителей;
  • регулирование рабочего графика руководителя: планирование и напоминание о встречах, организация совещаний и тому подобное;
  • обслуживание начальника: подача чая, кофе, бутербродов и подобное;
  • выполнение мелких поручений директора;
  • контроль наличия у директора необходимых для работы канцтоваров и прочих вещей;
  • организация командировок: бронирование билетов и гостиничных номеров, проверка наличия и соответствующего заполнения сопроводительных документов.

Во многих организациях секретарь – это помощник руководителя. Должность очень многофункциональна в отличие от делопроизводителя, который занимается только «бумажной» работой.

Секретарь постоянно общается с людьми, делопроизводитель – с документами.

Чем отличается секретарь руководителя от делопроизводителя

Важные положения должностной инструкции

При поступлении на работу каждый сотрудник должен иметь первоначальное знание о возложенных на него обязанностях. Подобная информация берется из должностной инструкции.

Конечно, руководитель может не подписывать данный документ с трудящимся, но тогда он не сможет требовать четкого исполнения определенного набора дел, а тем более наказывать или штрафовать за невыполнение определенных задач.

Поэтому должностная инструкция это важный документ, как для руководителя организации, так и для ее сотрудников.

Стандартная инструкция включает в себя следующие пункты:

    Общие положения. Данный параграф определяет что делопроизводитель – это категория технических исполнителей.

Чем отличается секретарь референт от секретаря делопроизводителя

Обязанности секретаря шире, чем обязанности делопроизводителя.

О кадровом делопроизводстве 2016 читайте подробнее по ссылке.

Секретарь осуществляет, кроме делопроизводства, еще и организационную работу по подготовке совещаний, заседаний; осуществляет контроль исполнительской дисциплины работников; готовит проекты документов на подпись руководителю; ведет телефонные переговоры.

  1. Выделены общие вопросы, свойственные и для секретаря и для делопроизводителя;
  2. Выделены вопросы, касающиеся только секретаря и отсутствующие у делопроизводителя.
  3. Выделены вопросы, относящиеся к должности делопроизводителя.

Проведем анализ положений Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв.

Делопроизводитель – очень важная должность на любом предприятии. От его грамотности и оперативности зависит организация документооборота в организации.
А это влияет на работу структурных подразделений, своевременное принятие важных решений со стороны руководства.

Где работает делопроизводитель

Делопроизводитель – востребованная профессия. Практически ни одна крупная компания не может обойтись без этого сотрудника.

Подобный сотрудник нужен в любой организации, где присутствует большой документооборот, за которым должен кто-то следить: регистрировать, сортировать, архивировать и найти в любой момент необходимую бумажку.

Например, в школе работник занимается ведением дел всех учащихся: регистрацией, внесение информации в компьютерную базу и последующим архивированием.

Очень важен такой сотрудник в судебных инстанциях – где поток документации просто огромен.

Достаточно глубокие знания законодательной базы, которой руководствуется предприятие, – это также большой плюс для потенциального работника.

Нужно быть готовым к тому, что придется изучить не только структуру компании, но и стать настоящим специалистом в области правил и норм охраны труда, а также не забывать об этикете делового общения.

Какие организации не обходятся без делопроизводителей

Должность делопроизводителя всегда есть в школах и детских садах больших городов. Это связанно с тем, что без человека, который сумеет уследить за всей документацией и при необходимости немедленно предоставить любой из хранящихся документов, не обойтись.

Обязанности делопроизводителя в школе немного отличаются от обязанностей делопроизводителя, например, в торговой организации.

Здесь работа будет вестись с документами каждого из учащихся. В конце отчетного периода необходимо будет подавать информацию о проделанной работе.

Чем отличается секретарь от делопроизводителя в школе

Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

Должностные обязанности его дополняются функцией объяснения многим людям «на пальцах» значения многих документов и важности каждого отдельного «листика», без которых реализовать какое-то пожелание будет нереально.

  • Самообладание так же важно, как и толерантность. В данной сфере довольно часто случаются ситуации, которые могут вывести из себя неподготовленного человека.

Держать себя в руках нужно постоянно.

  • Навыки делового общения помогут быстро решить поточные проблемы с людьми, которые работают в этой же организации или связаны деловыми контактами с фирмой.
  • Организованность на уровне маниакальности.
  • В обязанности делопроизводителя входит поддерживать базу данных о всех документах организации в актуальном состоянии.

    План работы делопроизводителя

    Работа делопроизводителя напрямую зависит от внешних факторов – и строится на том, что события, которые необходимо отразить в деятельности предприятия, происходят незапланировано. Вы не можете чётко сказать, что именно вам придется делать завтра.

    Раз в неделю

    Раз в неделю – обычно в пятницу утром – готовится и сдаётся в вышестоящую организацию план работы на следующую неделю. Частично это пережитки советского прошлого, но: подготовку плана можно использовать для PR-компании – себя лично и своего отдела делопроизводства.

    Раз в месяц

    Часто в обязанности делопроизводителя входит стенографирование заседаний коллегиальных органов – разнообразных советов, комиссий etc.

    Сейчас это ответственная должность, на которую чаще всего подбираются кандидаты, имеющие высшее образование.

    От квалифицированной работы сотрудника зависит нормальное функционирование организации, поэтому работник должен обладать следующими личными качествами:

    • великолепная память;
    • дотошность и терпеливость;
    • аккуратность;
    • самообладание;
    • деловой стиль общения;
    • само организованность и самодисциплина;
    • педантичность;
    • высокая концентрация внимания;
    • эмоциональная устойчивость;
    • высокий уровень ответственности.

    Кроме индивидуальных требований, к сотруднику обязательно предъявляются квалификационные запросы:

    Если вы хорошо проявили себя при исполнении поручений – не сомневайтесь, вас запомнят. Сейчас популярно привлекать сотрудников со стороны в случае аврала – ваша помощь в будущем может оказаться очень кстати, и вам обязательно позвонят.

    Обязанности делопроизводителя

    В обязанности делопроизводителя входит: приём и регистрация входящей и исходящей корреспонденции, регистрация приказов или распоряжений по предприятию, подготовка протоколов заседаний коллегиальных органов и подготовка выписок из протоколов заявителям.

    При отсутствии архивариуса на предприятии в обязанности делопроизводителя входит архивирование документов.

    Чем отличается делопроизводитель от секретаря

    Делопроизводитель, конечно же, стоит на ступень выше по важности в организации, чем секретарь, поскольку делопроизводитель занимается документооборотом организации в целом, а не только документооборотом руководителя. Всё равно все документы в организации, так или иначе проходят через руководителя, но заносит-то их руководителю – секретарь.

    Ни одной солидной компании не обойтись без данной штатной единицы, будь это промышленная компания, справочная служба, институт, культурное учреждение, юридическая консультация и прочие учреждения.

    Чем отличается от секретаря

    На первый взгляд кажется, что эти две должности ни чем не отличаются друг от друга, но это если рассматривать круг обязанностей секретаря-делопроизводителя на маленьком предприятии.

    В больших компаниях эти две профессии четко отделены друг от друга. При этом в штате может быть не одна единица делопроизводителя или секретаря.

    Чтобы понять разницу между этими работниками нужно понимать, чем конкретно каждый занимается на предприятии.

    Слово «секретарь» имеет латинские корни, в переводе означающие «секрет».

    То есть это доверенное лицо, приближенное к руководителю. Круг обязанностей достаточно разнообразен, в зависимости от сферы деятельности организации:

    • прием и регистрации входящих звонков.

    День делопроизводителя – как проходит рабочий день профессионалов и когда отмечают профессиональный праздник делопроизводителей и секретарей. Чем делопроизводитель отличается от секретаря?

    День делопроизводителя – когда отмечается праздник

    В России и в Украине нет официально установленного профессионального праздника – Дня делопроизводителя, и часто на предприятиях День делопроизводителя отмечается в день регистрации предприятия или в день подписания приказа о создании отдела делопроизводства на предприятии.

    Как проходит рабочий день делопроизводителя

    День делопроизводителя длится как обычный рабочий день у всех служащих – с 9:00 до 18:00, с перерывом на обед в 13:00 до 14:00.

    Конечно, бывают исключения в виде авралов по причине ошибок и неумения вышестоящим руководством планировать свою работу, но: не торопитесь домой в 18:00, если вас просят помочь. Это воздастся сторицей.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Во-первых, вы всегда можете рассчитывать на то, что вас отпустят к стоматологу или по другим делам в рабочее время, поэтому не надо жадничать в отношении своего личного времени после 18:00.

    Секретарь референт отличие от секретаря
    Оценка 5 проголосовавших: 1
    Читайте так же:  11100 код валютной операции что означает

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here