Сколько лет ип должен хранить документы

Сколько лет ип должен хранить документы

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Сколько по времени должен хранить Книгу учета доходов и расходов и налоговые декларации по УСН, расчеты по авансовым платежам по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование, сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат ИП, применяющий упрощенную систему налогообложения?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Книгу учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, предпринимателю следует хранить постоянно.
В отношении остальных документов возможно применять минимальный срок хранения, равный шести годам.

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:
— Энциклопедия решений. Хранение документов налогового учета и отчетности.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Завьялов Кирилл

Ответ прошел контроль качества

18 октября 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Сколько хранить документы ИП

Какие документы необходимо хранить

  1. В случае, если предприниматель работает с НДС на общей системе, то хранение бухгалтерских документов, данные налогового учета, любая документация по полученным доходам и расходам, необходимым для исчисления налогов, а также документы, подтверждающие уже осуществленные налоговые выплаты, должны храниться не менее 4 лет.
  2. Бухгалтерская отчетность, первичные бухгалтерские документы должны храниться не менее 5 лет.
  3. Все первичные документы учета и регистрации ИП, книгу учета доходов и расходов (КУДиР), индивидуальный предприниматель должен хранить не менее 4 лет.
  4. Документы, подтверждающие выплаты страховых взносов в Пенсионный фонд (ПФР), Фонд социального страхования (ФСС) и Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС), должны храниться в течение 6 лет.
  5. Личные дела и карточки работников, в том числе временно нанятых, трудовые договоры с сотрудниками, документы об увольнении и принятии на работу должны храниться 75 лет.
  1. Трудовая инспекция может потребовать любые документы, на основании которых вы платите зарплату, премии, отпускные, пособия, считаете стаж.

Читайте также статью ⇒ Уплачивает ли ИП-пенсионер страховые взносы.

Хранение для налоговой инспекции

Во время камеральных или выездных проверок, налоговая инспекция может истребовать ряд документов от индивидуального предпринимателя, например: книгу доходов и расходов, журнал учета отпусков, договора с покупателями и поставщиками.

ФНС также может запросить индивидуальные карточки по расчету страховых взносов.

Ответственность за непредставление документов из-за порчи

Если предприниматель не может предоставить затребованные налоговой инспекцией документы и это происходит более двух раз, к вам могут быть применены административные меры наказания. Минимальная сумма штрафа составляет не менее 10 000 рублей.

Важно! В случае утери документов, их необходимо восстановить. Если это можно запросить у контрагентов, то попросите повторно, объяснив причину и написав официальный запрос. По крайней мере будет подтверждение, что вы обращались с просьбой о предоставлении дубликатов.

А вот если учетные документы были утрачены в связи с кражей, или в следствии стихийных бедствий — пожар, наводнение, затопление помещения. то ситуация становится сложнее. Для этого понадобиться произвести расследование, подробно указав причины произошедшего. В зависимости от документа и назначается служба для ведения расследования. После чего составляется акт и передается в налоговую инспекцию как подтверждение.

Регистрационные документы запрашиваются в ИФНС по заявлению на каждый документ, а также придется оплатить государственную пошлину в размере 300 рублей.

Важно! Хранить документы свыше установленного законодательством срока нет смысла, их лучше утилизировать с помощью специального оборудования или сжечь, однако заранее убедитесь, что именно эти документы уже подлежат уничтожению.

Таким образом, можно сделать вывод, что документы необходимо хранить. И хранить лучше в специально отведенном для этого месте, например, в несгораемом шкафу для надежности. А также систематизировать их, чтобы проще было ориентироваться, собрать по папкам и каждую подписать. Ведь когда порядок в бумагах легче работать и предоставлять для проверок данные.

Читайте также статью: → Уменьшение налога УСН 6% для ИП.

Ответы на распространенные вопросы

Есть ли необходимость индивидуальному предпринимателю хранить документы?

Да, предприниматель должен наряду с юридическими лицами хранить свою документацию, поскольку в случае возникновения каких-либо судебных дел либо налоговой проверки потребуется предоставление тех или иных бумаг, если предприниматель на тот момент прекратил свою деятельность, нужно обращаться в архив.

Какой срок давности по проверкам для закрытых предпринимателей?

Проверить индивидуального предпринимателя могут в течении четырех лет, однако если назначить после этого новое дело, то сроки могут сдвигаться и на более длинные промежутки времени.

Читайте так же:  Расстановка знаков при дорожных работах

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Юридическая Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Виды документов

Некоторые предприниматели считают, что, так как они не являются юридическими лицами, и для них предусмотрены послабления и упрощения, такие как отсутствие обязательного бухучёта, то вести и содержать в порядке другие бумаги они не обязаны. На самом деле, это не так, потому что в ст. 17 закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации» прописана обязанность организаций, в том числе ИП, организовать должное комплектование и хранения важных документов бизнесмена.

Разберёмся, какие документы, связанные с бизнес-деятельностью, относятся к важным бумагам, которые предприниматель должен хранить под рукой:

  • регистрационные;
  • учетные;
  • разрешительная документация;
  • отчётные (налоговая, бухгалтерская, статистическая отчётность, отчёты в фонды);
  • кадровые;
  • документы по хозяйственной деятельности (договоры, кассовые, первичные документы).

Работа ИП начинается с регистрации в налоговой. Поэтому статус хозяйствующего субъекта необходимо подкреплять такими бумагами, как:

  • статистические коды;
  • лист записи ЕГРИП.

Внимание! С начала 2017 года свидетельство ОГРН и ИНН при постановке на учёт ИП уже не выдают. Однако бизнесмены, которые регистрировались в более ранние периоды, должны бережно хранить оригиналы выданных налоговой бланков.

После постановки на налоговый учёт бизнесмену следует позаботиться о лицензировании своей деятельности, если того требует вид планируемых работ или услуг. В отдельных делах нужно будет хранить оригиналы всех видов разрешительной документации:

  • лицензий;
  • допусков;
  • разрешений;
  • сертификатов соответствия и качества;
  • уведомлений о начале деятельности.

В процессе деятельности коммерсанту на упрощенке придётся вести учёт поступивших и израсходованных средств. Ведением Книги учёта доходов и расходов (КУДиР) ограничивается для него весь обязательный бухучёт (на ЕНВД и этого можно не делать). Что касается собственной налоговой отчётности, то её придётся хранить большинству ИП, кроме приобретателей патента, так как они не предоставляют декларации.

Ещё одним важным видом документации для бизнесмена является первичка:

  • счета-фактуры;
  • квитанции, чеки;
  • закупочные документы;
  • накладные;
  • документы ККТ (ордера, карточки регистрации, журналы, фискальные накопители).

Поскольку первичный документ является первоисточником хозяйственной операции, фиксирует её совершение, комплектовать и хранить первичку в делах крайне важно. Формировать отдельно от первичных документов нужно также все хозяйственные договоры, соглашения, контракты, акты о приёмке выполненных работ. Они служат основанием для подтверждения связи контрагентов, подрядчиков, поставщиков и клиентов, покупателей и продавцов.

Если коммерсант расширяет свой бизнес, он нанимает сотрудников в помощь, так как уже не справляется с работой в одиночку. Выступить в роли работодателя —для ИП это серьёзный шаг. Усложняется не только состав его отчётности, но и появляются кадровые документы:

  • трудовые договоры;
  • трудовые книжки;
  • лицевые счета начисления заработной платы;
  • штатные расписания;
  • приказы по личному составу;
  • графики отпусков;
  • должностные регламенты и инструкции;
  • личные карточки форты Т-2;
  • табеля учёта рабочего времени;
  • книги, журналы учёта (инструктажей, трудовых договоров, приказов, личных дел и т. д.).

В своей работе современные бухгалтеры и кадровики уже давно применяются специальные программы: 1С, ДКС, Контур. Поэтому часть документации формируется в электронном виде. Контролирующие органы, в частности, налоговые инспекции, стимулируют налогоплательщиков налаживать электронный документооборот, а значит, некоторые документы можно даже не печатать на бумаге. Из-за этого часто возникают вопросы, сколько нужно хранить документы в электронном виде, или их можно сразу удалять? Закон не разделяет бумажные и электронные типы документов, поэтому срок хранения у них одинаков.

Место хранения

Не все документы, образующиеся в бизнесе, имеют важное историческое значение и длительные сроки хранения. Однако, например, кадровую документацию нужно хранить 75 лет, поэтому одной из задач ИП является обеспечение сохранности столь важных бумаг. Когда таких документов немного, их удобно хранить в несгораемом сейфе. Самыми часто запрашиваемыми документами считаются бумаги по госрегистрации ИП и первичка. Их лучше всегда держать под рукой и не убирать далеко.

Бывшие предприниматели часто интересуются, где и сколько времени хранить бумаги после закрытия бизнес-проекта? Некоторые считают, что снятие с налогового учёта является поводом для уничтожения всех бумаг. Не стоит верить в это заблуждение, так как коммерсанта имеют право проверить в течение трёх лет после прекращения деятельности, поэтому все документы должны быть в порядке. Документы с истёкшим сроком хранения после прохождения проверочных мероприятий можно уничтожить путём сжигания или измельчения, оформив это специальным актом.

В соответствии с п. 10 ст. 23 закона № 125-ФЗ, если предприниматель завершил деятельность, в том числе в результате банкротства, вся документация с не истёкшим сроком хранения должна быть передана в муниципальный архив. Речь идёт о документах, включённых в состав Архивного фонда, таких как приказы по личному составу, личные дела и карточки сотрудников, штатные расписания и структура, приказы по основной деятельности, лицевые счета по зарплате.

Представитель малого бизнеса склонен оптимизировать работу персонала, поэтому редко можно встретить в штате небольшого предприятия архивариуса. Обычно обязанности ведения делопроизводства и архива возлагаются на кадровика, бухгалтера или секретаря. Такой сотрудник должен обладать элементарными знаниями о сроках хранения различных групп документов. Для удобства эти данные представлены в таблице:

Читайте так же:  Публичная кадастровая карта д хулимсунт
Срок хранения Постоянно 75 лет 5 лет менее 5 лет
Вид
документов Регистрационные.
-Разрешительные.
-Годовые отчёты.
-КУДиР на УСН.
-Приказы по основной деятельности.
-Штатное расписание, структура. Личные дела и карточки сотрудников.
-Лицевые счета начисления зарплаты.
-Трудовые договоры.
-Приказы по личному составу.
-Регистры кадрового учёта. Первичные документы.
-Квартальные отчёты.
-Переписка.
-Хозяйственные договоры.
-Налоговые декларации.
-Кассовые документы.
-Больничные листы.
-Заявления на отпуск. Месячные отчёты.
-Проекты приказов.

Важно! Отсчёт 5-летнего срока первички начинается не с даты составления самого документа, а начиная с нового отчётного года. Например, срок хранения накладной, составленной 05.05.2018, истекает только 1 января 2024 года.

Сколько времени ИП должен хранить документы?

Свежие материалы

ВСЁ, ЧТО КАСАЕТСЯ КОМПАНИИ БУРМИСТР.РУ CRM система КВАРТИРА.БУРМИСТР.РУ СЕРВИС ЗАПРОСА ВЫПИСОК ИЗ РОСРЕЕСТРА И ПРОВЕДЕНИЯ…

Бухгалтерская (финансовая) отчетность предприятий 39 149.84 млрд ₽ — АО ВТБ КАПИТАЛ 4 892.93 млрд…

Уважаемый читатель, обязанность по выполнению мероприятий по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям (ГО и ЧС),…

Налоговое планирование в организации Налоговое планирование может значительно повлиять на формирование финансовых результатов деятельности организации,…

Если ИП закрылся, сколько после этого хранить документы?

Если ИП закрылся, сколько хранить документы? Важно понимать, что, независимо от формы функционирования предприятия и количества ее сотрудников, в процессе финансовой деятельности накапливается большой объем разных деловых бумаг, документов и писем. Какие-то из них уничтожаются через непродолжительное время, ряд документов хранят даже после окончания предпринимательской деятельности.

Законом 125-ФЗ “Об архивном деле” прописан ряд обязанностей для индивидуального предпринимателя по хранению документации, которая имеет значение в статистике государственных и муниципальных организаций. Всю документацию, которая подлежит хранению, условно можно разделить на следующие группы:

  1. Важные бумаги, которые хранят постоянно. К таковым относятся: годовая отчетность бухгалтерии, свидетельства постановки на учет индивидуальных предпринимателей в государственных налоговых органах.
  2. Список документации, которая подлежит хранению более 10 лет: договоры, подписанные сотрудниками при приеме на работу, бумаги, содержащие персональные данные каждого работника.
  3. К бумагам временного хранения относят счета-фактуры или гарантийные письма. Срок хранения у них не более 10-ти лет.
  4. Все те бумаги, которые не имеют особой финансовой или информационной важности, или те документы, срок хранения которых вышел. Данную группу бумаг следует утилизировать как можно быстрее.

Сроки хранения документации после закрытия ИП

Сколько нужно хранить документы после закрытия ИП, если они относятся к первичной документации? Согласно действующему законодательству индивидуальный предприниматель, после того как закрыл свою трудовую деятельность, обязан обеспечить сохранность документов первичного учета, которые необходимы для расчета налоговых отчислений в течение 4-х лет. В этот период должна быть обеспечена сохранность финансовых бумаг, которые подтверждают получение прибыли и оплаты соответствующих налогов. Контрольные ленты кассовых аппаратов, книги учета кассира и другие документы, подтверждающие денежные взаимоотношения с клиентом, хранятся согласно установленным срокам для первичной документации, но не более 5-ти лет. Документы, срок которых превышает 10 лет, требуют особой подготовки и места к архивному хранению.

Возможно ли взыскание штрафных санкций, если документация не сохранилась или хранилась неправильно? Законодательством предусмотрено наказание в виде штрафа, если документация индивидуального предпринимателя после закрытия не была сохранена. Как правило, сумма штрафа составляет не более 500 рублей. Если в случае проверки у ИП не выявлено документов, которые следует хранить по трудовому законодательству, штрафы увеличиваются в несколько раз и могут составлять до 5000 рублей.

Даже если индивидуальный предприниматель закрыл свою деятельность, он не освобождается от выездной проверки налоговых инспекторов с обязательной ревизией документов, подлежащих хранению.

Как хранить документацию после закрытия ИП?

Нужно ли хранить документы после закрытия ИП? Ответ однозначный – да. Но что делать, если по какой-либо причине документация утеряна или существенно изменила свой вид?

Если произошло наводнение или пожар, кража важных бумаг, обязательно нужно вызвать специальные службы и составить акт, подтверждающий факт кражи или порчи. По возможности утерянные документы длительного хранения восстанавливают по первичной документации. В случае невозможности восстановления составляется справка о том, что произошла утеря, порча документации, с указанием перечня важных бумаг, причины и даты утраты.

Сколько хранить документы после закрытия ИП? Реальность такова, что требования, указанные в различных законодательных актах относительно хранения важной документации, могут существенно отличаться друг от друга. Это может стать проблемой для индивидуального предпринимателя. Он, как физическое лицо, зачастую не имеющее юридического образования, просто не в состоянии верно трактовать законы и положения. В этой ситуации лучшим решением проблемы станет обращение к юристам специализированных компаний, которые смогут оказать квалифицированную помощь в решении спорных моментов по порядку хранения и архивирования бухгалтерской отчетности и других важных документов.

Как правильно организовать хранение документов для ИП? Надо создать личный архив.

В случае индивидуального предпринимателя архивным сотрудником, как правило, является либо предприниматель лично, либо специально нанятый сотрудник.

В качестве места для хранения подойдет металлический сейф.

Более современным и удобным способом архивирования документации является услуга специальных компаний, которые создают и ведут архивы. Они могут создавать хранилища с нуля или корректировать работу уже существующих архивов. Преимуществами такого способа является безопасность использования, правильная организация процесса хранения и юридическая ответственность сотрудников компании за сохранность бумаг.

Читайте так же:  Сроки досудебного урегулирования споров

Степень важности документации для ИП

Главное, на что нужно опираться при определении важности деловых бумаг, – это тот ущерб, который может понести индивидуальный предприниматель в случае их утери или порчи.

Особое внимание следует уделить следующей бухгалтерской и финансовой документации:

  1. Договоры и сметы по тем работам, которые каким-либо способом могут повлиять на ведение деятельности ИП.
  2. Любые документы, которые могут понадобиться (даже теоретически) в судебных разбирательствах и спорах.
  3. Бумаги, содержащие в себе информацию, утечка которой может повлиять на деловую репутацию ИП.

Даже после закрытия ИП несет ответственность по сохранности необходимой документации. Если нет желания платить штрафы, то стоит заранее осведомиться у специалистов о списке документов, предназначенных для хранения.

Сколько лет предприниматель вправе хранить документы?

Российское законодательство не предусматривает особенности проведения проверок для ИП

Сколько лет ИП должен хранить документы? На этот вопрос ответила главный юрист отдела налогового права компании ООО «НАФКО-Консультанты» Назарова Гюльнара на прошедшей 17 апреля 2014 года онлайн-конференции.

Как рассказала Гюльнара, в отношении налогоплательщика, в том числе индивидуального предпринимателя, проводятся два вида налоговых проверок – камеральная и выездная.

ИП обязан обеспечить возможность должностных лиц налоговых органов, проводящих выездную налоговую проверку, ознакомиться с документами, связанными с исчислением и уплатой налогов.

При проведении выездной налоговой проверки у налогоплательщика могут быть истребованы необходимые для проверки документы (ст. 93 НК РФ).

Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ на налогоплательщиков возложена обязанность по обеспечению сохранности данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (в том числе документов, подтверждающих получение индивидуальным предпринимателем доходов и осуществление расходов) в течение четырех лет.

Согласно п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей (утв. приказом Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002 г.) индивидуальные предприниматели обязаны в течение четырех лет хранить первичные учетные документы, Книги учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов.

Эти положения, в том числе, касаются и физических лиц, которые прекратили предпринимательскую деятельность и утратили статус индивидуального предпринимателя (письмо Минфина России от 11.05.2012 г. № 03-02-08/45).

Видео (кликните для воспроизведения).

В отношении сроков хранения документов по страховым взносам в ПФ РФ, ФСС РФ и ФФОМС, согласно подп. 6 п. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 г. №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов.

Сколько хранить документы после закрытия ИП?

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта или звоните по телефону
+7 (499) 350-80-69 (Москва)
+7 (812) 309-75-13 (СПб)

Это быстро и бесплатно !

Чтобы ответить на вопрос, сколько хранятся документы после закрытия ИП, первоначально следует разобраться с факторами, влияющими на сроки хранения, и видом документации, оставшейся после ликвидации.

Согласно нормам российского законодательства, далеко не все бумаги, накопившиеся у лица за время предпринимательской деятельности, необходимо сохранить на определённый период.

Какая документация хранится после ликвидации ИП?


В процессе осуществления коммерческой деятельности ИП накапливается довольно много документов разного характера – справки, расчёты, чеки, отчётность и прочие бумаги с входящей и исходящей информацией.

При этом некоторая деловая документация подлежит длительному хранению, согласно 17 статье ФЗ № 125 от 2004 года 22 октября (конкретные сроки указываются в российском законодательстве). При функционировании ИП старые бумаги со временем заменяются новыми, однако что делать, если ИП официально закрыто?

Независимо от режима налогообложения, даже если предприниматель работает один (то есть без найма сотрудников), физическое лицо ежедневно имеет дело с большим количеством документации. После закрытия ИП документы, указанные ниже, подлежат сохранению:

  • административно-хозяйственные;
  • трудовые;
  • бухгалтерские;
  • кадровые;
  • распорядительные;
  • и т. д.

Обязанность по сохранению некоторых из этих бумаг закреплена не только за юридическими лицами, но и за физическими. К основным таким документам относятся:

  • книга учёта расходов и доходов (иначе КУДИР), которая необходима к заполнению при использовании упрощённой системы налогообложения (на ЕНВД, к примеру, обычно её вести не нужно);
  • кассовая книга и кассовые документы ;
  • документальное подтверждение и сопровождение каждой операции и сделки , осуществляемой предпринимателем;
  • кадровые документы (учётные карточки, заявления сотрудников, приказы и т. д.);
  • документы по контрольно-кассовой технике (паспорт кассового аппарата, договор на обслуживание, журнал кассира и т. д.);
  • налоговый учёт (акты сверок с ФНС, счёт-фактура, налоговые декларации и т. д.).

Большинство из описанных выше бумаг относятся к первичной документации. Первичными называют документы, подтверждающие совершение какой-либо операции (к примеру, продажу товара, выплату заработной платы работнику, оказание клиентам услуг и т. д.). К основной первичной документации ИП относятся:

  • кассовые и товарные чеки;
  • договоры;
  • акты (к примеру, оказания услуг);
  • ордера, табели, квитанции;
  • счёт или бланк строгой отчётности;
  • накладные (при отгрузке товара);
  • расписки;
  • счёт-фактура;
  • и т. д.
Читайте так же:  Парковка только для клиентов законность

Зачем нужно хранить документы после ликвидации ИП?

Несмотря на закрытие ИП принадлежащая ему документация подлежит хранению, согласно нормам закона. Это требуется для фактического подтверждения операций любого характера во время деятельности предпринимателя. Даже если расчёт налоговых взносов не зависит от имеющихся у физического лица расходов, документы должны содержаться в архиве в указанные сроки.

Эти бумаги в дальнейшем могут понадобиться при осуществлении проверки налогового органа. Согласно 93 статье НК РФ, налогоплательщик, он же бывший предприниматель, обязан предоставить сотруднику ФНС при проверке весь список документации, которая будет затребована в процессе.

Следует также заметить, инспектор вправе запросить архивные документы без проведения проверки при наличии обоснованной необходимости у налогового органа в получении информации о конкретной сделке.

Если вы хотите знать как снять деньги со счета ИП, читайте эту статью.

Сроки хранения документов ИП после закрытия

Ниже представлены минимальные сроки для хранения отдельной документации ИП после окончания ликвидационной процедуры:

  • первичные документы и бухгалтерские бумаги, требующиеся для определения и оплаты налогов, хранятся не менее 4 лет с момента потери физическим лицом статуса индивидуального предпринимателя или прекращения им коммерческой деятельности;
  • книга учёта и бумаги, подтверждающие получение доходов и ведение расходов, не должны уничтожаться в течение 4 лет;
  • прочая бухгалтерская (иначе финансовая) отчётность – не меньше 5 лет;
  • отчётность по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет;
  • документация, являющаяся доказательством исчисления и оплаты требующихся страховых взносов в ФСС, ФФОМС и ПФР, хранится не меньше 6 лет.

Сроки хранения налоговых документов

Сроки хранения налоговых документов для каждого документа разные. Например, декларации нужно хранить как минимум 5 лет, а реестры сведений о доходах физлиц — 75 лет. Предлагаем вам удобную таблицу, в которой перечислены все документы, необходимые для расчета налогов и взносов, и сроки их хранения

Таблица составлена на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, который утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Таблица. Сроки хранения документов, необходимых для расчета налогов и взносов

Наименование документа

Срок хранения

Пункт Перечня*

Налоговые декларации (расчеты) по всем видам налогов

Налоговые карточки по НДФЛ

5 лет — при условии проведения проверки. При отсутствии лицевых счетов — 75 лет

Сведения о доходах физических лиц

5 лет. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет

Реестры сведений о доходах физических лиц

Декларации и расчеты по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование

5 лет. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — 75 лет

Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в ФСС РФ:

5 лет, а при отсутствии годовых — постоянно

Книги учета доходов и расходов «упрощенцев»

Реестры расчета земельного налога

Расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка по расчету налоговой базы, о начисленных и уплаченных суммах налогов и о задолженностях по ним

Расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них

Акты сверок, справки об уплате налогов зачетами

Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями

5 лет после погашения налогов

Книги учета погашенных векселей на уплату налогов

5 лет после погашения налогов и при условии проведения проверки

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения

Решения, справки, отчеты, заявления, переписка о реструктуризации задолженности по страховым взносам

Книги, журналы, карточки учета расчетов с организациями

5 лет — при условии проведения проверки

Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах

* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Комментарии

Где хранятся налоговые декларации?Сдали в налоговую по месту жительства.Нужно вернуть один из документов( оригинал).Говорят их нет на месте.Обман?

в 2017,2018,2019 годах,,с меня взысканы денежные штрафы. Сегодня я обратился к судебным приставам дать мне копии документов на наложенные на меня санкци и сообщитиь по какому адресу они были мне высланы. На что получил ответ от судебного пристава= исполнителя Межрайонногоотделасудебныхприставовпо взысканию административных штрафов №2,Акиевой Л.Н.: Что МОСП по ВАШ №2,исполнительные производствав отношении Афафнасова Павла Антоновича 12.10.1938 г.р.воэбужденныеЦАФАП ОДД ГИБДД ГУ МВД Россиии по Москве,?jrjyxtyокончены фактическим исполнением.

Сколько лет ип должен хранить документы

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В течение какого срока и где должны храниться договоры, бухгалтерская документация после ликвидации ООО и прекращения деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя? Могут ли налоговые органы проводить налоговую проверку в отношении данных лиц, требовать представления документов?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
1. После внесения записи в ЕГРЮЛ о прекращении существования организации налоговый орган не может проводить налоговую проверку в отношении этой организации, а также требовать представления каких-либо документов, поскольку юридическое лицо, как субъект права, перестает существовать.
Документы, образовавшиеся в процессе деятельности ликвидированной организации, необходимо передать на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив для хранения в течение установленных для них сроков.
2. Налоговые органы вправе осуществлять выездные налоговые проверки физических лиц, утративших статус ИП, за период их деятельности в этом качестве и запрашивать в рамках такой проверки необходимые документы.
После прекращения физическим лицом предпринимательской деятельности документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны храниться в течение четырех лет.

Читайте так же:  Как гражданину турции приехать в россию

Юридическое лицо

Индивидуальный предприниматель

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности;
— Энциклопедия решений. Перечень документов ООО, подлежащих хранению;
— Энциклопедия решений. Проведение выездной налоговой проверки в отношении ИП, прекратившего предпринимательскую деятельность.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Овчинникова Светлана

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Как и где осуществляется хранение документов ип?

При хранении документов ИП необходимо выполнять ряд установленных законодательством требований. Таковые регламентируют длительность этой процедуры, заполнение соответствующей отчетности и способы проверки бумаг. Через определенный промежуток времени местный распорядительный орган, налоговая инспекция или иной сопричастный орган, осуществляющий регулирование работы ИП, может провести проверку предпринимателя.

За невыполнение требований хранения документов предусмотрена административная ответственность. Относительно либеральная форма наказания не должна погружать субъекта хозяйствования в ложное спокойствие. Если во время проверки будет установлен факт нарушения сроков хранения бухгалтерских документов ИП, речь будет идти об уголовном наказании. Все зависит от следующих фактов:

  • имелся ли злой умысел в деяниях ИП;
  • нарушены ли сроки хранения исключительно в силу халатности;
  • могли ли утраченные документы изобличать противоправные действия;
  • прочее.

Меру и степень вины устанавливает проводящий проверку государственный орган. В случае несогласия с вынесенным постановлением индивидуальный предприниматель имеет право обжаловать это в установленном законом порядке.

Правила и определения

Для выполнения минимально необходимого срока хранения документов индивидуального предпринимателя необходимо обратиться к закону. Регламентирует данный вопрос Налоговый кодекс и правила бухгалтерского учета и контроля. Налоговые органы требуют хранить все бумаги не менее 4 лет. На 1 год больше необходимо беречь бухгалтерскую документацию.

При этом здесь действует правило сложения сроков – больший промежуток времени всегда поглощает меньший. В результате общий срок хранения составляет не менее 5 лет. Иная продолжительность может устанавливаться для некоторых видов документов. При этом нововведения не распространяются на уже существующие на момент принятия законодательного правоотношения.

В целом при хранении документов ИП руководствуются нормами действующего законодательства, касающихся конкретных бумаг. Правоустанавливающие бумаги, содержащие информацию об основателях юридического лица и всю сопутствующую информацию, необходимо положить в отдельную папку. Бумаги используются для ведения финансово-хозяйственной деятельности и получения различных услуг в государственных органах. До момента фактического прекращения деятельности папку необходимо хранить.

Строгая отчетность юридического лица

Бумаги, непосредственным образом отражающие финансово-хозяйственную деятельность ИП, носят характер строгой отчетности. При этом ответственное хранение документов индивидуальными предпринимателями зависит от типа бумаг. В бухгалтерской отчетности таковых выделяют несколько:

  1. Первичные – получаемые юридическим лицом от контрагентов. На их основании принимаются решения, заключаются сделки и переводятся деньги. Все они имеют установленную законом форму. Договоры, счет-фактуры и акты выполненных работ надо хранить на протяжении 7 лет. Допускается электронный вариант документа. В таком случае в обязательном порядке он подтверждается электронной подписью.
  2. Учетные – сюда относится все то, что отражает деятельность ИП. Используя подобные бумаги, контролирующие органы могут проверить определенный этап работы или сделку. Беречь их нужно 5 лет.
  3. Бумаги о начислении сотрудникам заработной платы – вне зависимости от статуса и типа юридического лица беречь такие документы надлежит не менее 75 лет.

Кадровая документация – действующая нормативная база, которая определяет места хранения документов ИП, связанные с приемом и увольнением сотрудников. Подобные бумаги носят статус строгой отчетности. Непосредственную ответственность за них несут бухгалтер и генеральный директор. В случае, если речь идет об ИП, имеющим наемных сотрудников, вся ответственность возлагается на него.

Сдача бумаг в архив: не всегда зная, сколько лет ИП должны хранить документы, предприниматели слишком быстро спешат отправить таковые в архив. В большинстве случаев это является административным правонарушением. Перед сдачей архивной документации необходимо убедиться в том, что истек срок ее хранения. Здесь действует простое правило. Срок начала хранения считается 1 января года, следующего за годом появления документа.

Повышенные требования предъявляются государственными органами к месту хранения документов ИП.

Видео (кликните для воспроизведения).

С целью обеспечения максимальной сохранности надлежит использовать сейф или отдельное помещение. Если во время проведения проверки будет установлен факт несоответствия помещения или сейфа минимальным требованиям безопасности, то на ИП может быть составлен протокол об административном правонарушении.

Сколько лет ип должен хранить документы
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here